Webinar: Was ist das? Und wie kann ich sie gewinnbringend einsetzen?

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1. Webinare: Die Allrounder in der Unternehmenskommunikation

Ein Webinar – was ist das eigentlich genau? Das Kunstwort steht kurz für Web-Seminare. Darunter versteht man eine digitale Veranstaltung zur Wissensvermittlung, die live per Videotechnologie über das Internet übertragen wird. Die Dauer beträgt üblicherweise zwischen 30 und 90 Minuten. Dadurch, dass die Teilnehmenden standortunabhängig dabei sein können, sind Webinare ein extrem effizientes und niederschwelliges Tool für den Wissenstransfer und die Kommunikation mit Mitarbeiter:innen, Kund:innen, Vertriebspartner:innen und anderen.

Alle Themen im Überblick

1. Webinare: was ist das?

2. Wie läuft ein Webinar ab?

3. Machen Webinare für Unternehmen Sinn?

4. Die richtige Webinar-Software finden

5. Fazit

Passende Webinar-Formate für viele Zwecke

Der Begriff Webinar umfasst in seinem heutigen Gebrauch verschiedenste Formate, darunter etwa

• Online-Schulungen
• Trainings
• Videokonferenzen
• Präsentationen
• Vorträge
• oder Marketing-Events.

Die erforderlichen Webinartools (häufig auch Webseminar-Software genannt) werden, sofern geeignet, häufig auch als Meeting-Software genutzt – entscheiden Sie sich bei entsprechendem Bedarf also am besten für eine All-in-one-Lösung, die auch sichere Videokonferenzen ermöglicht.

Lesen Sie mehr zu den verschiedenen Videokonferenz-Tools in unserem Blog-Beitrag Videokonferenz-Software im Überblick

Gute Webinar-Tools unterstützen Sie von A-Z

Neben der audiovisuellen Übertragung umfassen Webinartools, je nach Anbieter, viele weitere Funktionen etwa zur Webinar-Erstellung, für Einladungs- und Teilnehmermanagement, für erweiterte Interaktionsmöglichkeiten und zum Einbinden von E-Learning-Elementen. Auch bei der Auswertung und Nachbereitung von Webinaren unterstützen die Tools Sie. Fünf Auswahlkriterien für das passende Webinartool finden Sie weiter unten im Beitrag.

Aufzeichnungen mit Langzeitnutzen

Auch Video-Aufzeichnungen von Webinaren sind möglich – diese können Sie im Anschluss den Teilnehmenden oder auch einem erweiterten Publikum zur Verfügung stellen. Letzteres ist etwa sinnvoll, wenn die Inhalte für größere Zielgruppen dauerhaft relevant sind.

Interaktion schafft Nähe

Charakteristisch für Webinare ist es, dass eine:r oder mehrere Vortragende – etwa Moderator:innen und Expert:innen – sich an eine Gruppe von Lernenden richten. Üblich sind Teilnehmerzahlen von etwa zehn bis zu 250. Anders als bei einem Webcast bietet ein Webinar vielfältige Interaktionsmöglichkeiten in beide Richtungen; Veranstaltende steuern dabei über gezielte Rechtevergaben, ob und welche Teilnehmenden sich wie zu Wort melden können.

Mehr Informationen zu den Interaktionsmöglichkeiten von edudip next finden Sie hier.

Ohne Vorkenntnisse in die Webinar-Welt

Mit einem intuitiv anwendbaren Tool bringen Sie Ihr erstes Webinar schnell und einfach an den Start – ohne Vorkenntnisse oder großen Aufwand, einfach im Browser und mit der Kamera Ihres Laptops oder PCs. Bei aller Einfachheit sollten Sie dennoch darauf achten, dass der Software-Anbieter einen umfangreichen Service anbietet – idealerweise mit einer Hotline in Deutschland – sodass Sie im Zweifelsfall zuverlässige Unterstützung an ihrer Seite haben. Achten Sie bei Ihrer Wahl auf einen angemessenen Funktionsumfang, denn viel hilft nicht immer viel. Mehr dazu in unserer Entscheidungshilfe weiter unten im Beitrag.

2. Wie läuft ein Webinar ab?

Grundsätzlich hat ein Webinar aus Veranstaltersicht drei Phasen:

1. Planung
2. Durchführung
3. Nachbereitung

Eine gute Webinar-Software unterstützt Sie in allen drei Phasen. Besonders praktisch sind Lösungen, die keine zusätzlichen Software-Installationen bei Veranstaltenden und Teilnehmenden erfordern, sondern einfach im Browser zu nutzen sind.

Gute Webinar-Planung ist wichtig

Zur Planung gehören die Fragen: Welche Zielgruppen möchte ich mit welchen Themen erreichen und welche Materialien stehen mir dabei zur Verfügung? Sobald Inhalte, Zielgruppe und ein passender Termin definiert sind, geht es an die Ankündigung. Die kann über eigene Kanäle stattfinden – etwa E-Mails, Websites, Landingpages oder Social-Media-Kanäle – oder mittels bezahlter Werbeformate. Die Teilnehmerzahl können Sie limitieren oder unbegrenzt lassen.

Wie Sie mit Webinaren in 3 Schritten erfolgreich Leads generieren, haben wir Ihnen hier zusammengefasst.

Einfaches Erstellen einer Anmeldungsseite

Das Webinar-Tool ermöglicht idealerweise auch das einfache Erstellen einer professionellen Landingpage zur Anmeldung. Sie sollte übersichtlich und ansprechend gestaltet sein und Lust auf das Seminar machen. Sehr viel Arbeit erspart es Ihnen, wenn die Software zudem das Einladungsmanagement übernimmt.

Per Mausklick in den Webinar-Raum

Die Teilnehmenden klicken einfach auf den Einladungslink und schon sind sie mit Computer, Smartphone oder Tablet im Browser live dabei. Während des Webinars können neben der Videoübertragung zum Beispiel Präsentationen gezeigt, Bildschirme geteilt oder E-Learning-Module eingebunden werden. Zur erweiterten Interaktion gibt es, je nach Anbieter, Funktionen wie Chats, Abstimmungstools und andere Features, die das Lernen erleichtern und die Aufmerksamkeit wachhalten.

Was muss ich als Veranstalter:in beachten?

Betreten Sie das Webinar einige Minuten vor Beginn – denn genau das tun viele Teilnehmende auch. Nutzen Sie die Zeit, um in lockerem Rahmen eine gute Atmosphäre zu schaffen. Wenn es losgeht, skizzieren Sie für Ihr Publikum einen Spannungsbogen und kündigen einige Highlights schon jetzt an. Das weckt das Interesse auf das Kommende. Ihr Vortrag sollte kurz und knapp gehalten sein und auf zu umfangreiche Folien möglichst verzichten. Besser wechseln Sie die Slides in rascher Folge, um die Spannung zu halten. Setzen Sie unterschiedliche Medien ein, wenn vorhanden.

Zielgruppen besser kennenlernen

Setzen Sie neben der Videoübertragung zum Beispiel Präsentationen und Ihren geteilten Bildschirm ein, ermöglichen Sie Dialoge und andere Interaktionen zwischen Referent:innen, Moderator:innen und Teilnehmenden. E-Learning-Elemente, Votings und ähnliches lockern den Vortrag weiter auf – und geben Ihnen gleichzeitig wichtige Hinweise auf die Bedürfnisse Ihrer Zielgruppe. Zu viele Zwischenfragen können Sie mit dem Verweis auf eine anschließende Fragerunde reduzieren.

Kontakt auch nach dem Webinar

Einige Webinar-Tools bieten Teilnehmenden die Möglichkeit, dem Webinar eine Sterne-Bewertung zu erteilen. So erhalten Sie direktes Feedback, wie Ihre Veranstaltungen ankommen. Materialien wie Präsentationen, Whitepapers, die Aufzeichnung des Webinars und ähnliches können Sie den Teilnehmenden im Nachgang als Dateien per E-Mail senden – ein wertvoller zusätzlicher Kontakt zu Ihrer Zielgruppe. Auch hierbei unterstützt eine gute Webinar-Software Sie.

Nach dem Webinar ist vor dem Webinar

Analysieren Sie im Nachgang unbedingt den Erfolg Ihres Webinars: Wie viele Interessent:innen waren angemeldet, wie viele haben tatsächlich teilgenommen? Wie viele sind womöglich während des Webinars abgesprungen und an welchem Punkt? Wie war das Feedback? Solche Einsichten helfen Ihnen dabei, von Webinar zu Webinar erfolgreicher zu werden.

3. Machen Webinare für Ihr Unternehmen Sinn?

Ein Webinar kann, wie bereits beschrieben, ganz unterschiedliche Veranstaltungstypen abbilden. Das reicht von Online-Schulungen und Live-Trainings für Mitarbeitende, Kund:innen und Vertriebspartner:innen über Online-Vertrieb und Produktpräsentationen bis hin zu Sammel-Bewerbungsgesprächen und Onboardings. Je nach Marketingstrategie dienen Webinare auch zur Lead-Generierung oder können als Tool für Umfragen genutzt werden, die wertvolle Insights zu den jeweiligen Zielgruppen ermöglichen. Dank dieser Anwendungsvielfalt gibt es in beinahe jedem Unternehmen nutzbringende Potenziale von Webinaren – ob KMU oder Konzern.

Warum auch Ihr Unternehmen Webinare durchführen sollte, lesen Sie in unserem Blog-Beitrag „5 Gründe, warum Ihr Unternehmen nicht auf Webinare verzichten sollte“.

4. Welche Webinar-Software für Webinare?

Bei der Auswahl Ihres Webinar-Tools sollten besonders fünf Kriterien eine Rolle spielen. Dazu gehören

1. Einfache Nutzung für Veranstaltende und Teilnehmende
2. Bestmögliche Datensicherheit
3. Hervorragende, professionelle Übertragungsqualität
4. Individuell passender Funktionsumfang
5. Transparente Kosten

Kriterium 1: Einfache Nutzung

Entscheiden Sie sich für ein Webinartool, das Sie und Ihr Team schnell und ohne Schulungsbedarf bedienen können. Eines, das Ihr Team und Ihre Zielgruppen ohne weitere Softwareinstallationen oder Plugins einfach im Browser nutzen können. Und stellen Sie sicher, dass der Anbieter einenprofessionellen Telefonsupport bietet, der im Zweifelsfall sofort für Sie da ist – idealerweise direkt vom Hersteller vor Ort in Deutschland.

Kriterium 2: Bestmögliche Datensicherheit bei Webinaren

Seien Sie vorsichtig bei Anbietern, die mit Servern im Ausland arbeiten – das sind Sie auch Ihren Teilnehmenden schuldig. Stellen Sie sicher, dass der Anbieter keine Daten zu Werbezwecken weitergibt oder unter bestimmten Voraussetzungen gesetzlich zur Herausgabe von Daten verpflichtet ist. Mit Hosting in Deutschland sind alle Daten hervorragend geschützt – konform mit DSGVO, Fernmeldegeheimnis Art. 10 GG, Telekommunikationsgesetz und Bundesdatenschutzgesetz.

Mehr Informationen zum Thema Datenshutz und wieso man im besten Falle immer deutsche Software-Lösungen einsetzen sollte, finden Sie im Blog-Beitrag „Datenschutz bleibt Thema – Aussitzen ist keine Lösung“ oder hier auf unserer Webseite. 

Kriterium 3: Professionelle Übertragungsqualität

Nichts ist peinlicher, als jemandem etwas erklären zu wollen und es dann nicht zu können, weil die Videoübertragung ständig gestört ist. Entscheiden Sie sich für einen Anbieter, der Ihnen ausreichende Serverressourcen glaubhaft garantieren kann.

Kriterium 4: Passender Funktionsumfang

Viele Webinar-, E-Learning- und Online-Meeting-Tools werben mit einer schier unüberschaubaren Anzahl an Features. Erfahrungsgemäß werden die wenigsten davon tatsächlich genutzt – aber die Bedienung wird durch diese Vielfalt unnötig verkompliziert. Gleichzeitig ist ein unübersichtliches Feature-Angebot ein beliebtes Einfallstor für versteckte Zusatzkosten. Entscheiden Sie sich bei Ihrer Webinar-Software darum für einen soliden Funktionsumfang ohne überflüssige Features.

Kriterium 5: Transparente Kosten

Siehe oben, Thema Features: Ein transparenter Monatsplan verhindert, dass Sie im Alltag feststellen, dass von Ihnen benötigte Features nur gegen Zusatzkosten nutzbar sind. Ideal ist ein Webinar-Anbieter mit All-inclusive-Tarifen, die auch Online-Meetings umfassen.

Fazit

Fast jedes Unternehmen von KMU bis Konzern kann Webinare gewinnbringend einsetzen. Mit dem passenden Webinar-Tool gelingt das auch ohne zusätzliche Personalressourcen oder großen Einarbeitungsaufwand. Webinare sind der kurze Draht zu Kunden- und Partnerunternehmen, zu den eigenen Mitarbeiter:innen und weiteren Zielgruppen. Bei der Entscheidung für eine Lösung sollte man auf Bedienfreundlichkeit, Datensicherheit, Übertragungsqualität, angemessenen Funktionsumfang und ein transparentes, günstiges Kostenmodell achten.