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Digitale Kommunikation gehört längst zum Alltag. Beim Thema Datensicherheit gibt es aber bis heute viele Unsicherheiten. Denn beinahe alle Online-Meeting-Tools sammeln, speichern und verarbeiten Teilnehmerdaten – und dürfen sie sogar weitergeben. Gelangen die Daten Ihrer Teilnehmer:innen in falsche Hände, kann das weitreichende Folgen haben. Was also tun? Die wichtigsten Fragen zum Thema DSGVO-konforme Videokonferenzen beantworten wir Ihnen in diesem Blog-Beitrag.
Garantiert bei Online-Meeting-Tools ein EU-Serverstandort die DSGVO-Konformität?
Die kurze Antwort: nein. Zwar unterliegen in der EU ansässige Anbieter grundsätzlich der DSGVO, aber bei vielen ist das nur eingeschränkt der Fall.
Mehr zu edudips Maßnahmen für maximale Datensicherheit lesen Sie hier: edudip next Datensicherheit
Wieso, wenn doch die Server in der EU betrieben werden?
Das liegt an ausländischer Gesetzgebung. Nehmen Sie die US-Digitalkonzerne, etwa Google, Microsoft oder Apple. Die unterliegen den Datenschutzgesetzen der USA. Und nach denen ist US-Behörden in bestimmten Fällen voller Datenzugriff erlaubt – selbst dann, wenn die Server in der EU stehen und von europäischen Tochtergesellschaften betrieben werden.
Denn auch für die gelten die US-Bestimmungen, ungeachtet dessen, ob diese im Einzelfall in Konflikt mit der DSGVO stehen.
Und wie kann man nun sicherstellen, dass Videokonferenzen DSGVO-konform sind?
Wenn Sie DSGVO-Konformität bei Ihren Videokonferenzen wirklich gewährleisten möchten, sollten Sie sich für ein Online-Meeting-Tool eines europäischen, besser noch eines deutschen Anbieters entscheiden.
Worauf sollte man bei der Auswahl von Videokonferenz-Software achten?
Bei Tools für Online-Schulungen, für den Online-Vertrieb und bei Meeting-Software sollten Sie, wie gesagt, eine europäische oder idealerweise deutsche Videokonferenz-Software einsetzen. Denn in der EU gibt es klare Gesetze, die Ihre und die Daten Ihrer User schützen.
Zusätzlich sollten Sie die eingesetzte Software immer auf DSGVO-Konformität prüfen. Falls Sie auf der Anbieter-Webseite oder aus anderen Quellen keine Informationen dazu finden, sprechen Sie mit den Anbietern.
Weitere Informationen zu dem Thema hat Ihnen Datenschutzexperte Günter Jachtner von CE21 im Blog-Beitrag „Datenschutz bleibt Thema – Aussitzen ist keine Lösung“ zusammengefasst.
Nutzen Sie einen deutschen Anbieter und Drittlandproblematiken unterliegen nicht Ihrer Verantwortung. Mit edudip, einem rein deutschen Unternehmen ohne Dateninteressen seiner Kunden und dem Einsatz DSGVO-konformer Techniken sind Sie auf der sicheren Seite.
Günter Jachtner, Datenschutzbeauftragter bei CE21
Was kann man sonst noch machen, um Online-Meetings, Webinare und Co. sicherer zu machen?
Es gibt einige Einstellungen, die Sie vornehmen können, damit Ihre Veranstaltungen maximale Sicherheit gewährleisten. Bei edudip next können Sie zum Beispiel folgende Punkte einstellen:
- Stellen Sie den Chat auf privat. So erhalten nur Sie als Moderator:in die darüber versendeten Nachrichten.
- Richten Sie Ihre Veranstaltung so ein, dass nur Sie die Namen aller Teilnehmer:innen sehen können. Das gilt insbesondere für externe Webinare mit hohen Teilnehmerzahlen.
- Schützen Sie Ihren Meeting-Raum mit einem Passwort, so verhindern Sie, dass er unbefugt betreten werden kann. Nur Teilnehmer:innen
mit dem entsprechenden Passwort können so an Ihrem Meeting teilnehmen. - Achten Sie außerdem darauf, dass Ihnen Ihr eingesetztes Tool die Möglichkeit bietet, Teilnehmerdaten nach einem bestimmten Zeitraum automatisch löschen zu lassen.
Hier finden Sie weitere Informationen zu sicheren Videokonferenzen mit edudip next.
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