Vom Zuhören zum Mitmachen: 5 kreative Methoden für Trainer im Software-Webinar

Software-Webinare haben die Lizenz zum Langweilen. Kreative Software-Webinare findet man daher so häufig wie einen zuständigen Sachbearbeiter in einer Behörde oder einen Verkäufer im nächsten Baumarkt.

Einladungen zu Webinaren, in denen es um Software-Updates oder die Einführung neuer Software geht, werden fast nie mit Begeisterung empfangen. Die Gruppe der 20 Begeisterten von insgesamt 50 Teilnehmenden einer Fortbildungsrunde gliedert sich wie folgt:

1. Fünf Teilnehmende freuen sich, weil sie es wirklich spannend finden, ganz egal, wie es dargeboten wird.
2. Die Verzweiflung ist groß, so dass sich sieben Teilnehmende auch der schlimmsten PowerPoint-Folienvorlesung hingeben, weil sie wirklich dringend erfahren möchten, wie die Software anzuwenden ist, denn ihr Job hängt davon ab.
3. Vier freuen sich, weil sie endlich die Möglichkeit haben, alle ihre Fragen zu stellen, die sie seit Wochen mit sich herumschleppen.
4. Drei freuen sich, weil sie mehr wissen als der Trainer und sie so zwischendurch mit ihrem Wissen angeben können
5. Eine ist in den Trainer verliebt, ganz egal, wie das Webinar ablaufen wird.

Damit es dir in deinem nächsten Software-Webinar als Trainer besser ergeht, solltest du unbedingt weiterlesen. In diesem Blogbeitrag liefere ich dir fünf Methodenideen, mit denen du deine Zuhörenden zu echten Teilnehmenden machst. Nein, ich sage dir nicht, wie du machst, dass sie sich in dich verlieben.

Ich weiß, deine Expertise ist wirklich wahnsinnig groß und du bist sehr stolz darauf, und das kannst du auch sein. Es war ein steiniger Weg bis hierhin und auch wenn nicht, dann möchtest du gerne zeigen, was du kannst. Warum macht man sonst diesen Job? Aus eigener bitterer Erfahrung weiß ich, dass einen die Begeisterung schon mal dazu bringen kann, über das Ziel hinauszuschießen. Du meinst es gar nicht böse, denn du liebst dein Thema und du möchtest andere ebenso dafür begeistern. Das ist wunderbar und du möchtest in der Zeit, die zur Verfügung steht, so viel Info wie möglich rüberbringen, damit die Sache später auch wirklich rund läuft. So redest du dich in deiner Begeisterung um Kopf und Kragen oder schlicht um dein Leben.

Das hilft deinen Teilnehmenden leider meistens gar nicht.

Wichtig ist, dass du vor dem Webinar, bevor du überhaupt an kreative Methoden denkst, ganz klare Lernziele setzt:

• Was sollen die Teilnehmenden am Ende können?
• Wo stehen die Teilnehmenden jetzt? Wie technikaffin sind die Teilnehmenden?
• Was möchten deine Auftraggebenden, das deine Teilnehmenden am Ende können?
• Was möchten/müssen deine Teilnehmenden können?

Die Antworten leiten dich beim Zusammenstellen deines Software-Webinars. Hier ist weniger immer mehr. Gib deinen Teilnehmenden zwischendurch lieber mehr Zeit zum Reflektieren und Verarbeiten oder zum Ausprobieren. Das funktioniert viel besser, als ein zusätzliches Lernziel in das Programm mit hineinzuquetschen.

Ein Lernziel, für das du am Ende weniger Zeit hast, aber mehr benötigst. Gut wäre in dem Fall, wenn du ein zweites Webinar vorbereitest, in dem du ergänzende Lernziele anbietest. Außerdem eine Fragerunde, damit deine Teilnehmenden wirklich mit dem Gelernten etwas anfangen können.

Bist du bereit für die fünf Methoden?

Worum geht’s?

Halte einen kurzen Vortrag von maximal 10 Minuten und beziehe dabei die Teilnehmenden aktiv mit ein. Verteile dazu Aufgaben, die während des Zuhörens erledigt werden müssen – keine Sorge, das klingt komplizierter, als es ist!

Für wen ist das gedacht?

Diese Methode ist ein Geschenk für echte Rookies oder Teilnehmende, die es gerne Schritt für Schritt angehen. Sie bietet einen sicheren Rahmen, um neue Funktionen kennenzulernen, ohne dass gleich alles schiefgehen kann.

Als Warming-up in einem Aufbautraining ist diese Übung ebenfalls gut eingesetzt: Die Teilnehmenden finden schneller ins Thema zurück und du siehst sofort, wo der Schuh noch drückt.

Die Vorbereitung

So bastelst du die interaktive Anleitung: Erstelle für dein Thema eine Klick-für-Klick-Anleitung, in der du bewusst ein paar Lücken lässt. Aber keine Panik – du musst nicht den kompletten Ablauf zum Lückentext machen! Suche dir einfach die besonders kniffligen Stellen heraus, die es wert sind, extra unter die Lupe genommen zu werden.

Besonders wichtige Stellen

Lücken sind besonders spannend bei:

• Tastenkombinationen, die entweder gar nichts tun oder unbeabsichtigte Katastrophen auslösen können.
• Stellen, die die Software zum Absturz bringen könnten (was ja nun wirklich keiner braucht!).
• Grundlegenden Bedienelementen, die man ständig braucht.

Hebe diese kritischen Stellen in deinem Vortrag hervor – hier darfst du ruhig auch mal mit einem Augenzwinkern warnen. Aber zeige danach gleich, wie’s richtig geht.

Das große Finale

Der große Showdown mit der Übungsfolie (etwa 5-7 Minuten): Am Ende deines Vortrags kommt der Moment der Wahrheit: eine Übungsfolie mit den drei bis fünf wichtigsten Tastenkombinationen. Jede Kombination hat eine Lücke, und irgendwo auf der Folie verstecken sich die fehlenden Tasten.

Variante für die schnelle Aktion im Breakout-Raum: Lass die Teilnehmenden zu zweit rätseln – manchmal sind zwei Köpfe besser als einer! Danach löst ihr gemeinsam auf, und das ist auch der perfekte Moment für alle „Ja, aber was passiert eigentlich, wenn…?“-Fragen.

Am Ende gibt’s noch ein Handout mit allen wichtigen Tastenkombinationen – sozusagen als Spickzettel für zu Hause.

Praktische Beispiele

Ein paar Beispiele, die sich bewährt haben:

Tastenkombinationen:

• [Alt] + [F4] – Der „Ups, alles weg“-Button
• [Strg] + [Z] – Der Rettungsanker für „Das wollte ich nicht!“
• [Strg] + [S] – Dein bester Freund beim Arbeiten
• [Strg] + [W] – Elegant das Fenster schließen

Mausklick-Sequenzen:

1. „Datei → Speichern unter → [____]“ (Wo soll’s denn hin?)
2. „Bearbeiten → [____] → Einfügen“ (Der Klassiker: Ausschneiden)
3. „Rechtsklick → [____]“ (Was verbirgt sich in den Eigenschaften?)

Einsatzgebiete

Hier sind einige konkrete Szenarien für diese Übung:

1. Microsoft Excel für Einsteiger

• Häufige „Ups“-Momente wie versehentliches Löschen ganzer Spalten
• Wichtige Shortcuts wie [Strg] + [;] für aktuelles Datum
• Navigation zwischen Tabellenblättern
• Formeln richtig eingeben

2. Webinarplattformen für neue Moderatoren

• Audio/Video-Steuerung
• Breakout-Rooms erstellen
• Screensharing starten/stoppen
• Chat-Funktionen und Teilnehmerverwaltung

3. Content-Management-Systeme (wie WordPress)

• Unterschied zwischen „Speichern“ und „Veröffentlichen“
• Medien einfügen
• Vorschau vs. Live-Ansicht
• Versionierung und Wiederherstellung

4. Design-Software wie Canva für Beginner

• Elemente gruppieren/ausrichten
• Ebenen verwalten
• Export in verschiedene Formate
• Teamfreigabe-Funktionen

5. Ticketsysteme (wie JIRA oder ServiceNow)

• Ticket-Status ändern
• Prioritäten setzen
• Zuweisungen vornehmen
• Kommentare vs. interne Notizen

6. Videobearbeitungssoftware

• Grundlegende Schnittfunktionen
• Übergänge einfügen
• Audio-Anpassungen
• Export-Einstellungen

Perfekt geeignet für …

Besonders gut eignet sich die Übung bei Software:

• Mit vielen Keyboard-Shortcuts
• Wo kleine Fehler große Auswirkungen haben können
• Die mehrere Wege zum gleichen Ziel bietet
• Die regelmäßig von allen Teammitgliedern genutzt wird

Das Grundprinzip

Die 10:10- oder die 10:20-Regel heißt nichts anderes, als dass du einen theoretischen Input gibst, der maximal 10 Minuten dauert. Oder: je kürzer, desto besser. Danach teilst du die Teilnehmenden einzeln den Breakout-Räumen zu. Dort arbeiten sie 10 oder 20 Minuten an der Umsetzung des soeben Gelernten.

Die Vorbereitung

Vorzugsweise haben die Teilnehmenden eine eigene praktische Aufgabe oder ein Projekt mitgebracht. Dieses Projekt sollte aus verschiedenen Teilen bestehen, die im Webinar Thema sind. Das soeben Gelernte soll für eigene Projekte eingesetzt werden.

Ein praktisches Beispiel

Angenommen, das Thema ist Canva und die Teilnehmenden haben die Aufgabe, verschiedene Social-Media-Posts zu erstellen. So haben sie in der 1. Runde in 10 Minuten gelernt, wie man die Projekte anlegt und die einzelnen Elemente hinzufügt. Gut, das ist für echte Beginner sehr sportlich, aber grundsätzlich nicht unrealistisch, sofern sich der Trainer bei der Vermittlung auch klar fokussiert. Das Gelernte können sie jetzt in Runde 2 gleich 10 Minuten mit eigenen Farben, Texten und Elementen ausprobieren.

Die Auswertung

Danach finden sich alle wieder im Plenum ein und stellen kurz Fragen, die während des Bearbeitens aufgetaucht sind oder zeigen das eine oder andere Ergebnis. Das sollte freiwillig sein.

Zeiteinteilung und Varianten

Nach der Praxisphase in den Breakout-Räumen kommst du wieder im Plenum zusammen. Stell für diese Auswertungsrunde einen Timer – nach spätestens 10–15 Minuten solltest du mit deinem nächsten Input weitermachen können.
Du hast dabei zwei Grundvarianten:

• 10:10 – zehn Minuten Input, zehn Minuten Praxis
• 10:20 – zehn Minuten Input, zwanzig Minuten Praxis

Du kannst auch deine Inputs immer zwischen 10 und 15 Minuten machen und den Teilnehmenden Limits von sogar 30–45 Minuten Zeit geben. Danach nimmst du dir Zeit für eine Auswertung. Du solltest darauf achten, dass du zwischendurch ausreichend Pausen anleitest, während der sich die Teilnehmenden auch mal vom Rechner wegbewegen.

Super gut machbar für Power- und Aktionstage

Diese Vorgehensweise mit den langen Praxiszeiten ist eher dafür gedacht, Power- oder Aktionstage zu einem bestimmten Thema zu veranstalten. So gibt es Zeiten, an denen die Teilnehmenden sich auch aus dem Webinarraum abmelden, um das Gelernte umzusetzen und um dann zu einem nächsten Webinar wieder dabei zu sein. So könntest du am Tag etwa drei Webinare machen, zwischen denen die Teilnehmenden entweder das Gelernte praktisch umsetzen oder einfach Pause machen. Perfekt daran ist, dass alle in ihrem Tempo an der Umsetzung arbeiten können.

Warum einzelne Breakout-Räume?

Jetzt fragst du dich vielleicht: warum der Aufwand mit den einzelnen Räumen? Ganz einfach: Ruhe ist Gold wert!

Stell dir vor, alle bleiben im Plenum – da quatscht einer hier, fragt einer da, und schwups, ist die Konzentration weg. In den einzelnen Breakout-Räumen kann dagegen jeder in seiner eigenen kleinen Blase werkeln. Keine Ablenkung, kein „Oh, wie hast du DAS denn gemacht?“, keine ungewollten Zuschauenden beim Ausprobieren.

Klar, manche würden lieber im Hauptraum bleiben. Aber glaub mir: Die Ruhe werden alle zu schätzen wissen! Und keine Sorge – wer zusammenarbeiten will, darf das natürlich auch. Lass die Teilnehmenden sich zu zweit oder maximal zu dritt zusammentun, wenn sie das möchten. Hauptsache, am Ende hat jeder selbst Hand angelegt und nicht nur anderen über die Schulter geschaut.

Und das Beste: Steckt jemand fest oder braucht einen Tipp, ist Hilfe nur einen Klick entfernt! Die Teilnehmenden können jederzeit ein SOS an dich senden und du kommst vorbei. So hat jeder seine Ruhe zum Arbeiten, aber niemand muss sich allein durch Probleme kämpfen.

Zeit für Action! Nach den grundlegenden Funktionen wird’s jetzt interaktiv – die Teilnehmenden übernehmen deine Maus.

Die Basics

• Ideal für kleine Gruppen (max. 12–16 Teilnehmende)
• Ein/e Teilnehmende/r steuert deine Maus
• Die Gruppe löst gemeinsam eine komplexe Aufgabe
• Unbedingt Zeitmanager wählen! 

So läuft’s ab

1. Die Aufgabe
   • Du stellst die Aufgabe mündlich oder auf einer Folie vor
   • Parallel kommt sie in den Chat (sicher ist sicher!)
   • Die Aufgabe sollte klar, aber herausfordernd sein
   • Beispiel: „Erstellt eine Präsentation mit 3 Folien, automatischen Übergängen und eurem animierten Firmenlogo.“
2. Die Gruppendiskussion
   • Die Teilnehmenden besprechen gemeinsam die Vorgehensweise
   • Einer übernimmt die Rolle des Zeitmanagers
   • Wichtig: Sprechen statt Chatten!
   • Du moderierst erst, wenn sich die Diskussion im Kreis dreht
3. Die praktische Umsetzung
   • Ein/e mutige/r Teilnehmende/r übernimmt deine Maus
   • Die anderen geben Anweisungen und Tipps
   • Du bleibst im Hintergrund, aber griffbereit
   • Bei Problemen gibst du dezente Hinweise: „Schaut mal in der Menüleiste unter …“
4. Deine Unterstützung
   • Beobachte den Fortschritt
   • Gib bei Bedarf kurze Erklärungen
   • Erinnere freundlich an die Zeit, falls der Zeitmanager das vergessen hat!
   • Gib Feedback zu Teilerfolgen: „Super, die erste Folie sitzt schon perfekt!“

Wenn’s mal hakt: keine Panik! Ein kleiner Tipp von dir ein aufmunterndes Wort oder manchmal auch ein „Lasst uns gemeinsam schauen“ kann Wunder wirken.

Klar, dass du das nur mit einer netten Gruppe machst, der du vertraust. In unsympathischen Gruppen liest du weiterhin brav deine Folien vor. 😉

Mögliche Aufgaben

• PowerPoint-Präsentation nach Vorgaben erstellen.
• Excel-Datei mit komplexen Funktionen aufbauen.
• Sei kreativ oder kläre vorher mit den Auftraggebenden ab, was im Arbeitsalltag der Teilnehmenden gebraucht wird.

Wichtige Tipps

• Unbedingt ein Zeitlimit setzen
• Wenn’s mal langsamer geht: kurze Erklärungen oder Lösungsimpulse geben
• Akzeptiere, dass jede Gruppe anders mit einer Aufgabe umgeht. 

Unterschiedliche Lerngeschwindigkeiten

Es kann sein, dass einige Gruppen deine Aufgabe turboschnell lösen und andere sich dabei sehr schwertun. Das kann einerseits an deiner Vermittlung der Inhalte liegen oder an gruppendynamischen Verflechtungen, die du nicht lösen kannst oder auch nicht lösen sollst. Wenn es nicht vorangeht, in der Bearbeitung, dann kannst du entweder an einzelnen Stellen noch Erklärungen nachliefern oder kurze Lösungsimpulse geben. Wenn du merkst, dass sich die Gruppe im Kreis dreht, dann kannst du auf die Zeit hinweisen und das bisher erreichte wertschätzen, während du z.B. noch einmal wichtige Schritte zur Lösung wiederholst.

Typische Fallstricke

Was nicht so gut läuft und zu lange dauert, ist, wenn die Teilnehmenden zur Lösung oder Bearbeitung der Aufgabe nicht miteinander reden, sondern ihre Anweisungen in den Chat schreiben. Ich liebe den Chat, aber hier dauert es teilweise zu lange oder die Teilnehmenden sind frustriert, dass sie Lösungen in den Chat schreiben, die parallel auch von anderen geschrieben wurden.

Alternative: Die Breakout-Variante

Statt gemeinsamer Maussteuerung können die Teilnehmenden auch in Breakout-Räumen arbeiten.

Aber Achtung! Das klappt nur, wenn:

1. Mindestens eine Person pro Gruppe Zugang zur Software hat.
2. Die Teilnehmenden technikaffin sind (Bildschirmteilen etc.)
3. Du ausreichend Zeit hast:
   
   • 5 Min für deine Erklärung der Aufgabe
   • 10–15 Min für das Bearbeiten der Aufgabe
   • 10–15 Min für die Auswertung

Extra-Tipp: Besuche die Breakout-Räume und inspiriere – wenn möglich – zu verschiedenen Lösungswegen. Die Teilnehmenden staunen dann am Ende, was alles möglich ist, um zum Ziel zu gelangen!

Das Prinzip

Sichere durch kurze kreative Aufgaben, dass die Inhalte verstanden wurden – aber mach’s spannend! Vergiss die üblichen Ja-/Nein-Umfragen, hier geht’s um echte Interaktion.

So geht’s

• Maximal 10 Minuten Vortrag, dann kommt die aktive Wiederholungspause
• Die Wiederholungen selbst sollten zwischen 5 und 15 Minuten dauern
• Wiederhole nicht einfach – lass die Teilnehmenden selbst aktiv werden
• Mach aus der „Kontrolle“ ein spannendes Erlebnis
• Plane diese Aktivitäten von Anfang an mit ein

Für große Gruppen (>15 Teilnehmende)

• Der Fehler-Wettbewerb – alle können gleichzeitig im Chat ihre Funde posten
• Die Übersetzungsrunde – funktioniert super mit Abstimmungen oder Chat
• Quizze und Umfragen – die Klassiker, die auch in großen Runden Spaß machen

Der Fehler-Wettbewerb

• Zeige ein Beispiel mit absichtlichen Fehlern
• Die Teilnehmenden werden zu „Fehler-Detektiven“
• Macht Spaß und schärft den Blick fürs Detail
• Besonders gut bei Design- oder Programmier-Themen

Die Übersetzungsrunde

• Fachbegriffe in Alltagssprache übersetzen
• Ideal für technische oder komplexe Themen
• Macht abstrakte Konzepte greifbar
• Schafft Analogien, die im Kopf bleiben

Für kleinere Gruppen ( bis 15 Teilnehmende)

• Die Mini-Präsentation – Teilnehmenden sagen, wie es funktioniert
• Der Perspektivwechsel – persönlicher Austausch möglich
• Live-Demos von Teilnehmenden – machen ist besser als zuhören

Die Mini-Präsentation

• Teilnehmende erklären einen Teilaspekt in 2–3 Minuten
• Perfekt für Software-Funktionen oder Prozessschritte
• Tipp: Lass die Teilnehmenden den Bildschirm teilen und live vorführen

Der Perspektivwechsel

• Teilnehmende erklären DIR eine Funktion
• Du spielst „ahnungslos“
• Fördert tieferes Verständnis durch Lehren
• Deckt Wissenslücken spielerisch auf

Praxis-Tipps für den Erfolg

• Nutze die Tools deiner Webinar-Software kreativ (Breakout-Rooms, Whiteboard, Chat)
• Arbeite mit den praktischen Aufgaben, die die Teilnehmenden mitgebracht haben
• Mach aus dem klassischen Quiz interaktive Challenges
• Plane genug Zeit für diese Aktivitäten ein
• Sei flexibel – manchmal entwickeln sich die besten Ideen spontan
• Lege dir für deine Fachthemen schrittweise einen Fundus für solche kreativen Abfragen an, auf den du jederzeit auch mal spontan zugreifen kannst. Manchmal verschätzt du dich vielleicht mit einem Input und dann wäre eine solche Auflockerung zwischendurch eine gute Idee, damit alle gemeinsam weiterlernen können.

Das Prinzip

Am Ende eines Webinars schlummert meist schon eine große Menge an Expertise in der Gruppe – lass sie uns nutzen! Diese schnelle, feine Methode ist perfekt für den Abschluss und braucht nicht viel Vorbereitung.

Zwei Wege zum Ziel

Die sanfte Variante

• Wenn eine Frage aufkommt, frag erst in die Runde: „Wer kann das beantworten?“ oder besser „Wer möchte das beantworten?”
• Gib den Teilnehmenden Zeit zum Überlegen
• Ergänze die Antworten bei Bedarf

Die Gruppen-Power-Variante

• Teile die Teilnehmenden in Kleingruppen (3–4 Personen).
• Jede Gruppe bekommt einen Teilbereich des Themas.
• 10 Minuten Zeit zum „Experten werden“.
• Gruppen entwickeln Fragen für die anderen Teams.
• Gemeinsame Fragerunde: Teams beantworten gegenseitig ihre Fragen.

So unterstützt du den Prozess

• Schaffe eine fehlerfreundliche Atmosphäre
• Bestärke auch unvollständige Antworten: „Super Ansatz! Wer kann noch ergänzen?“
• Bleib als Backup im Hintergrund
• Korrigiere behutsam, wenn nötig

Übrigens: Wenn du diese Methoden einsetzt, sprengst du vielleicht den klassischen Webinar-Rahmen. Denn mal ehrlich – was ich hier beschrieben habe, ist eigentlich ein interaktiver Online-Workshop. 

Aber psst! 🤫 Nenn es ruhig weiter „Webinar“ in deiner Ausschreibung. Die meisten Teilnehmenden erwarten bei „Workshop“ nämlich noch mehr Aktivität und schrecken eventuell zurück. Überrasche sie lieber positiv, wenn aus dem erwarteten Frontalvortrag plötzlich eine spannende, interaktive Session wird!

Na, hättest du gedacht, dass kreative Methoden auch ohne Fingerfarben und Gruppenumarmungen funktionieren? 

Diese fünf Methoden zeigen: Kreativität im Software-Webinar bedeutet einfach, clever vom ausgetretenen „Ich-rede-ihr-schlaft“-Pfad abzuweichen. Keine wilden Experimente, sondern durchdachte Alternativen, die deine Teilnehmenden wirklich weiterbringen.

Also, trau dich! Deine Teilnehmenden werden begeistert sein – und zwar nicht nur die eine Person, die sowieso in dich verliebt ist.