Leinen los! Der ultimative Guide zum Onboarding in Live-Online-Workshops

Wer mich länger kennt, der weiß: Als begeisterte Seglerin vergleiche ich das Live-Online-Lernen gerne mit einer Segelreise. Das ist keine zufällig gewählte Metapher. Aus eigener Erfahrung weiß ich: An Bord hat ein steifer Schrankkoffer, der immer irgendwo im Weg ist, nichts verloren – stattdessen braucht es einen flexiblen Seesack. Auf einer Segelreise ist klar, welche Ausrüstung bei welchem Wetter wichtig ist, um sich jederzeit sicher an Bord zu fühlen.

Erfahrene Seeleute sagen oft: Die See verzeiht keine Fehler. Dasselbe gilt für Live-Online-Workshops: Eine mangelhafte Vorbereitung rächt sich sofort. Technische Probleme, unklare Abläufe oder schlecht vorbereitete Teilnehmende können die gesamte „Reise“ in Schwierigkeiten bringen. Nicht nur schlecht vorbereitete Teilnehmende sind das Problem, auch eine schlecht oder lieblos vorbereitete Moderation rächt sich. Der Erfolg steht und fällt mit der richtigen Vorbereitung – sowohl deiner eigenen als auch der deiner Teilnehmenden. Und genau wie bei der Seefahrt gilt: Je besser die Crew vorbereitet ist, desto mehr Freude macht die gemeinsame Reise.

Bereits vor der Buchung oder vor der Anmeldung der Teilnehmenden (z.B. durch die Vorgesetzten) müssen die Teilnehmenden erkennen können, dass sie hier richtig sind. Sie sollten genau erfahren, was sie erwartet und welche Kenntnisse oder Fertigkeiten sie am Ende mitnehmen werden:

Für wen ist dieser Workshop besonders geeignet?

Stimme diese Frage unbedingt vorher mit deinen Auftraggebenden umfassend ab. So entwickelst du den Live-Online-Workshop entweder passgenau für sie, oder es melden sich die richtigen Teilnehmenden zu deinem offenen Live-Online-Workshop an.

Welche konkreten Fähigkeiten oder Kenntnisse werden sie erworben haben?

Setze bei deiner Vorbereitung immer wieder die Brille der Teilnehmenden auf. Plane weder aus Sicht des schwächsten noch aus der Sicht des stärksten Teilnehmenden. Plane realistisch, welche Ergebnisse erreichbar sind.

Bedenke auch, dass dein Live-Online-Workshop eine Dauer von etwa zwei Stunden nicht überschreiten sollte. Kläre deine Auftraggebenden unbedingt darüber auf, welche Lernziele in diesem Zeitraum realistisch erreichbar sind und für welche Lernziele sich ein zweiter Workshop anbietet. Hier gilt: Weniger ist mehr. Sorge besser für mehr Wiederholungs- oder Vertiefungsphasen als für dauerhaften Vorleseinput. Merke: Du bist [leider] nicht die Hauptperson.

Was werden die Teilnehmenden nach dem Workshop anders machen können?

Plane ausreichend Wiederholungsübungen ein, um den Teilnehmenden schon im Live-Online-Workshop erste Anwendungsideen zu geben oder besonders knifflige Lerninhalte praktisch anzuwenden.

Wie können die Teilnehmenden das Gelernte in ihrem Arbeitsalltag anwenden?

Spätestens hier sollten deine Teilnehmenden selbst etwas erarbeiten. Hier geht es nicht darum, Wissen in einer elenden Gruppenarbeit wiederzukäuen, sondern selbstständig zu erkennen, was die nächsten Schritte bei der Umsetzung in die Praxis sind.

An dieser Stelle solltest du das Konzept deines Live-Online-Workshops noch einmal eng mit deinen Auftraggebenden abstimmen. Bei einem offen ausgeschriebenen Workshop solltest du schon in der Ausschreibung klarstellen, dass eine Teilnahme nur möglich ist, wenn die Teilnehmenden ein eigenes Projekt mitbringen, an dem sie während und auch nach dem Besuch des Workshops arbeiten möchten. Das kann z.B. eine Projektaufgabe sein, das Erstellen ganz konkreter Flipcharts oder die Arbeit mit einer bestimmten Software.

Mit diesen Informationen können alle Beteiligten gut einschätzen, ob der Live-Online-Workshop zu ihren Zielen passt. Das Ausarbeiten und Einfordern dieser Informationen ist vielleicht das, worauf du am allerwenigsten Lust hast. Leider ist bewiesen, dass genau diese Überlegungen deinen Workshop am Ende viel erfolgreicher machen, denn du bist ganz eng am Bedarf deiner Teilnehmenden.

Live-Online-Workshops leben vom aktiven Austausch. Die Teilnehmenden sollten von Anfang an wissen, wie der Workshop gestaltet ist und wie sie sich einbringen können. Es müssen Antworten auf die wichtigsten Fragen geliefert werden, die sich die Teilnehmenden vor der Teilnahme stellen:

Die Agenda – oder: In welchem zeitlichen und inhaltlichen Rahmen bewegen wir uns?

Die Agenda vorweg zugeschickt zu bekommen, ist etwas, was mir nie wichtig ist, wenn ich mich zu einer Veranstaltung anmelde. Schließlich habe ich die Ausschreibung gelesen und mich angemeldet. Was soll das also? Ebenso lästig ist es mir, diese Agenda, zumindest den zeitlichen Rahmen mit groben inhaltlichen Punkten vor einer Veranstaltung zu versenden. In meinem Kopf ist dazu nur dieser Gedanke: „Nimm dir verdammt noch mal Zeit für diesen Workshop, das sind 60-90-120 Minuten und jetzt stell dich nicht so an!“

Aber ich bin natürlich auch professionelle Dienstleisterin, und so sind mir natürlich auch die Zeitplanungs-Fans willkommen. Einfach deshalb, weil sie dir das schon vor dem Workshop übel nehmen und ausreichend Zeit haben, sich darauf vorzubereiten, dir das immer wieder aufs Brot zu schmieren. Und im Feedbackbogen liest du das dann auch. So habe ich mir angewöhnt, den groben zeitlichen Rahmen zuzusenden, mit ein paar ungefähren inhaltlichen Stichpunkten.

Denn ich weiß auch: Kurz vor dem Workshop werfe ich zuweilen das Programm immer noch einmal etwas um, was den Workshops bisher immer wirklich gutgetan hat. Das liegt einfach daran, dass ich die besten Ideen unter der Dusche oder auf dem Klo kurz vor dem Workshop habe. Das würde ich natürlich im Workshop so nie sagen. Ich bin ein Vollprofi, aber auch ein Mensch. So habe ich mich mit mir darauf geeinigt, diese „Agenda“ zu verfassen und sie vorab zuzusenden. Nehmt dies.

Welche Formen der Interaktion erwarten uns?

In einem Online-Meeting-Raum hast du mittlerweile viele Möglichkeiten, mit deinen Teilnehmenden aktiv zu werden. Diese Möglichkeiten solltest du auch ruhig aufzählen, damit deine Teilnehmenden wissen, dass du sie nicht zu einer Vorlesung oder einem Live-Hörbuch einlädst. Vorausgesetzt, du nutzt das alles – aber spätestens nach diesem Blogbeitrag solltest du Lust haben, diese Funktionen zu nutzen oder es zumindest einmal auszuprobieren.

Diese Funktionen sind:

• Chat
• Zeichenwerkzeuge
• Link-Sharing, um dann gemeinsam auf freigegebenen Dokumenten zu arbeiten
• Screensharing
• Whiteboard
• Fernsteuerung
• Video teilen
• Musik teilen
• Mikrofon freigeben
• Kamera freigeben
• Handzeichen
• Umfragen
• Breakout- oder Gruppenräume
• Der coole Eddi von Edudip! ☝️

Das und teilweise noch viel mehr kannst du nur mit dem Einsatz einer Webinar- oder Online-Meetingplattform nutzen. Leider wird davon oft wenig oder gar kein Gebrauch gemacht. Dabei ist es ganz einfach und es bindet auch keine zusätzlichen Ressourcen, weil es im System vorhanden ist.

Gib also deinen Teilnehmenden schon mal einen Vorgeschmack darauf. So verdeutlichst du auch, dass du Interaktion erwartest.

Du fragst dich gerade, wer der coole Eddi ist? Na, dann klick doch mal hier, um mehr über Eddi zu erfahren.

Müssen alle Teilnehmenden mit Mikrofon und Kamera teilnehmen?

Ja. Punkt. 😄

Vorausgesetzt… Ein Videokurs und ein Live-Online-Workshop unterscheiden sich dahingehend, dass bei einem Videokurs Teilnehmende asynchron online sind. Sie lernen dann, wenn sie Lust und Zeit haben. Das machen sie allein. Niemand anders muss dafür zeitgleich online sein, also sind die Teilnehmenden asynchron. So beschreibt man das beim E-Learning.

Beim Live-Online-Workshop sind Teilnehmende synchron, also gemeinsam in einem „Raum“ anwesend. Wenn Menschen gemeinsam in einem Raum sind, dann haben sie gemeinhin den Wunsch, miteinander zu interagieren. Zu sprechen, sich zu sehen und zu hören. Der Mensch, das soziale Wesen. Diesem Wunsch sollten wir in der Online-Moderation unbedingt nachkommen, denn dafür sind Online-Meeting-Plattformen gedacht.

Das setzt voraus, dass die Teilnehmenden entsprechend ausgestattet sind. Informiere sie in der Vorabinfo, dass sie Kamera und Mikrofon in der Veranstaltung unbedingt benötigen.

Das setzt auch voraus, dass es zur Interaktion kommt. Ist das nicht der Fall, sind die Teilnehmenden in diesen Zeiten auch nicht mehr bereit, mit Kamera und Mikrofon dabei zu sein. Manchmal wird das eingefordert und am Ende redet doch nur die Moderation.

Das finde ich unverschämt, denn dann dient mein Kamerabild als Teilnehmende nur dazu, der Moderation das Gefühl zu geben, nicht allein zu sein. Dafür ist das Setting nicht gedacht. Wenn ich weiß, dass ich nicht einbezogen werde, dann schalte ich meine Kamera auch nicht mehr ein. Ich bin als Teilnehmerin nicht verantwortlich für das gute Gefühl der Moderation.

Das hat zur Folge, dass sich viele darüber beklagen, dass sie als Moderation in Live-Online-Workshops in „schwarze Löcher“ schauen.

Kurz gesagt: Bitte die Teilnehmenden mit Mikrofon und Kamera teilzunehmen, wenn du interaktive Phasen in deinem Live-Online-Workshop nutzt. Kündige aber auch an, dass du Teilnehmende ohne Kamera und Mikrofon aus dem Workshop entfernen wirst.

So können sich alle überlegen, ob sie unter diesen Umständen teilnehmen möchten oder nicht.

Die Vorbereitung ist entscheidend für den gemeinsamen Erfolg. Oder anders gesagt: Das unterschätzte Warm-up!

Die Vorabkommunikation dient dem sogenannten Pre-Teaching oder Pre-Training. Ein bis zwei Wochen vor dem Live-Online-Workshop, wenn möglich, erhalten die Teilnehmenden schon einmal Post.

Diese Post enthält nicht nur den Link zum Online-Meetingraum und eine Agenda. Diese Vorabinfo soll die Teilnehmenden schon langsam in das Thema einführen.

Was macht eine erfolgreiche Vorabinfo aus?

Die Teilnehmenden können aus einer Liste unterschiedlicher Aktivitäten wählen. Damit werden sich die Teilnehmenden für die Aktivität entscheiden, die sie am meisten interessiert. Die Teilnehmenden können z.B.:

• einen Text lesen
• ein Video anschauen
• eine Podcast-Episode anhören
• ein Quiz bearbeiten
• selbst ein aktives Projekt bearbeiten und einreichen

Nach meiner Erfahrung motiviert die Auswahlmöglichkeit Teilnehmende auch dazu, mehr zu tun, als sie in der Vorabinfo tun müssten.

Was genau passiert bei den Teilnehmenden?

Nach einer oder mehrerer dieser Vorabinformationen werden die Teilnehmenden:

• beginnen, relevante Informationen rund um das Trainingsthema zu sammeln
• ergänzen, was sie bereits zum Thema wissen
• beginnende falsche Vorstellungen in Bezug auf das Thema korrigieren
• eigene Erfahrungen und Lernziele in Bezug auf das Thema auflisten
• sich mit den Grundideen der Fach-Sprache und dem Konzept des Workshops vertraut machen
• neugierig auf das Thema werden und motiviert sein, mehr zu erfahren
• ihr Wissen, das sie sich mit Hilfe der Vorabinfo erarbeitet haben, während des Trainings an andere Teilnehmende weitergeben
• bewerten und vergleichen, was sie vor und nach dem Training über das Thema wissen

Wie werden die Vorabaufgaben eingebunden?

Die Teilnehmenden müssen erfahren, dass die Bearbeitung dieser Vorabaufgaben wichtig für den Workshop ist. Außerdem müssen sie erfahren, wann, wie und wo die Auswertung dieser Vorabinfo erfolgt. Hier einige Beispiele:

1. Während des Workshops: Die Teilnehmenden präsentieren ihre Erkenntnisse im Austausch mit den anderen Teilnehmenden in Breakout-Sessions oder im Plenum.

    

2. Für praktische Übungen: Für einen Live-Online-Workshop kann es notwendig sein, ein Dokument auszudrucken und Materialien bereitzulegen, damit die Teilnehmenden diese während der Veranstaltung nutzen können, z.B.:
   • eine Bingo-Spielkarte
   • eine Tabelle
   • einen Text
   • oder einfach nur Papier und Schreibzeug
     
3. Nach dem Training: Die Teilnehmenden verfassen einen kurzen Text oder lösen Aufgaben, in denen sie die Info aus den Vorabaufgaben mit den Fakten aus dem Training abgleichen.

Der richtige Zeitpunkt

Die Aufgaben solltest du etwa 1–2 Wochen vor dem Live-Online-Workshop versenden. Wenn zu viel Zeit zwischen dem Workshop und der Zusendung der Vorabinfo vergeht, geht die Aufgabe unter. Weniger als eine Woche ist zu kurzfristig, um die Aufgaben noch rechtzeitig zu erledigen. Stelle deinen Teilnehmenden die Aufgaben via E-Mail, Sharepoint etc. zur Verfügung.

Ein Vorab-Check stellt sicher, dass sich alle voll auf den Workshop konzentrieren können, statt sich mit technischen Fragen zu beschäftigen.

Wer braucht einen Technik-Check?

Du weißt bei all deiner Vorbereitung, mit wem du im Workshop rechnen darfst. Je nach Vorerfahrung solltest du deinen Teilnehmenden einen Technik-Check anbieten, damit zum Live-Online-Workshop alles reibungslos läuft und alle sicher mit Kamera und Mikrofon in deinem Workshop landen.

Die Extra-Session

Dazu kannst du ein paar Tage vor dem offiziellen Termin eine Technik-Session anbieten. Hier solltest du besonders alle ermutigen, die dem Thema noch ein wenig ängstlich gegenüberstehen. Wichtig ist, dass nicht das Gefühl entsteht, dass es sich hier um eine „Deppen-Session“ handelt. Es geht wirklich darum, den Teilnehmenden Sicherheit zu geben.

Vielleicht gibst du den Teilnehmenden auch – je nach Plattform – ein zusätzliches Wissens-Goodie mit an die Hand. Dafür, dass sie sich die Zeit genommen haben. Klar, DU hast dir die Zeit genommen, aber im Grunde machst du das ja, damit alle gut ankommen und mitmachen können.

So läuft es, mit diesen Support-Runden

Diese extra Technik-Support-Runden sind meist nicht mehr gut besucht, weil alle denken, dass das ein Makel ist, dort teilzunehmen. Viele verstecken sich lieber hinter Nichtwissen. Sehr schade! Aber es ist optimal, wenn jemand sich nicht sicher fühlt und sich extra die Zeit nimmt, um diese Ängste abzustellen.

Vielleicht nennst du diese Session „Digitales Ankommen“ oder „Workshop-Warm-up“? Hier ein paar weitere Vorschläge, die einladender klingen als der technische Begriff „Technik-Check“:

• „Digitales Ankommen“ – betont den Prozess des Vertrautwerdens

• „Workshop-Warm-up“ – klingt nach entspanntem Einstieg

• „Technik-Probelauf“ – macht klar, dass Ausprobieren erwünscht ist

• „Check & Connect“ – verbindet das Technische mit dem Kennenlernen der anderen Teilnehmenden

• „Meet & Greet your Tools“ – bringt etwas Spielerisches ins Spiel

• „Digitaler Soundcheck“ – erinnert an Konzerte, wo Soundchecks völlig normal sind

Wähle einen Namen, der zu dir und deiner Zielgruppe passt. Das Wichtigste ist, dass die Session als das rüberkommt, was sie ist: Eine Chance, entspannt die digitale Umgebung kennenzulernen. Checke dabei, ob alle Teilnehmenden die geplanten Aktivitäten auch mitmachen können und vor allem gesehen und gehört werden können.

Eine besondere Form der Vorbereitung, die den digitalen und physischen Raum verbindet. Dabei ist es egal, ob du die Goodie-Bag ganz physisch oder digital gestaltest – wichtig ist, dass die Goodies richtig Lust auf die Teilnahme an deinem Live-Online-Workshop machen.

Während der Corona-Lockdowns wurde es plötzlich populär, Goodie-Bags zu verschicken. Sie enthielten oft:

• Tee oder Instantkaffee
• Schokoriegel
• Studentenfutter
• Kommunikationskarten
• Postkarten für Workshop-Signale wie „schneller sprechen“ oder „langsamer sprechen“

Nachhaltig und sinnvoll

Überlege dir gut, was deine Teilnehmenden wirklich gebrauchen können. Es muss nicht der x-te Werbe-Kugelschreiber aus China sein. Für visuelle Inhalte können das zum Beispiel sein:

• bestimmte Marker
• spezielle Stifte
• besonderes Papier
• ein Notizbuch für Workshop-Ergebnisse

Alternativ kannst du auch Gutscheine beilegen, damit sich die Teilnehmenden genau diese Materialien selbst beschaffen können.

Thematisch passende Goodies

Je nach Workshop-Thema bieten sich verschiedene Materialien an:

• Bewegungskurse: Massagebälle oder Entspannungshilfsmittel
• Wellness-Workshops: Gesichtsmasken oder Hand-Peelings
• Kreativ-Workshops: spezielle Materialien zum Gestalten

Digitale Goodies als Alternative

Auch digital kannst du deine Teilnehmenden begeistern:

• personalisierte Zoom-Hintergründe für den Workshop
• digitale Werkzeugkästen (z.B. Template-Sammlungen)
• eBook mit Workshop-begleitenden Materialien
• Zugang zu einer exklusiven Podcast-Episode
• digitale Checklisten oder Arbeitsblätter
• Mini-Video-Tutorials zur Vorbereitung
• personalisierte digitale Notizbücher (z.B. OneNote oder Notion-Templates)
• QR-Codes zu zusätzlichen Online-Ressourcen
• digitale Mindmap-Vorlagen
• Link-Sammlungen zu spannenden Zusatzinhalten

Link zum Ministerium für Umwelt. Dort gibt es eine Checkliste, die unter Punkt 9 auch das Thema Give-Aways und Gastgeschenke behandelt. 

Wie bei einer Segelreise gilt auch beim Live-Online-Workshop: Eine gute Vorbereitung ist der Schlüssel zum Erfolg. Mit diesen fünf Schritten schaffst du optimale Voraussetzungen für eine erfolgreiche „digitale Reise“ – ohne dass sich jemand fühlt, wie ohne Sicherheitsweste ins Wasser geschubst.

Investiere Zeit in das Onboarding deiner Teilnehmenden. Es zahlt sich aus durch aktive Beteiligung, bessere Lernergebnisse und eine positive Workshop-Atmosphäre.

Bleib dran! In den nächsten Beiträgen gibt es noch mehr konkrete Ideen für die Vorabinformation und wie du deinen „Check & Connect“ spannend gestalten kannst. 👋