Webinare: Was ist das? Und wie kann ich sie einsetzen?

Alle Themen im Überblick

1. Webinare: was ist das?

2. Wie läuft ein Webinar ab?

3. Machen Webinare für Unternehmen Sinn?

4. Die richtige Webinar-Software finden

5. Fazit

Passende Webinar-Formate für viele Zwecke

Der Begriff Webinar hat sich in den letzten Jahren weit über seinen ursprünglichen Rahmen hinausentwickelt und umfasst heute eine Vielzahl an digitalen Veranstaltungsformaten, die sich für unterschiedliche Zwecke eignen. Je nach Zielsetzung und Teilnehmergruppe können Unternehmen und Bildungseinrichtungen das passende Format wählen, um Wissen zu vermitteln, Austausch zu fördern oder neue Kunden zu gewinnen.

Zu den gängigsten Webinar-Formaten gehören unter anderem:

• Online-Schulungen: Strukturierte Lerneinheiten für die Aus- und Weiterbildung von Mitarbeitenden oder Kund:innen.
• Trainings & Workshops: Interaktive Sitzungen mit praktischen Übungen, ideal für Skills-Trainings oder Coaching-Sessions.
• Videokonferenzen: Echtzeit-Kommunikation für Team-Meetings, virtuelle Arbeitsgruppen oder Kundenbesprechungen.
• Präsentationen & Vorträge: Professionelle Vorstellung von Produkten, Projekten oder Forschungsergebnissen vor einem digitalen Publikum.
• Marketing-Events & Produkt-Demos: Zielgerichtete Veranstaltungen zur Lead-Generierung, Markenbildung oder Einführung neuer Produkte.

Dank moderner Webinar-Technologie können diese Formate live, hybrid oder on-demand angeboten werden, wodurch Unternehmen maximale Flexibilität und Reichweite erzielen.

Gute Webinar-Tools unterstützt dich von A-Z

Moderne Webinar-Tools sind weit mehr als reine Plattformen für die audiovisuelle Übertragung von Inhalten. Sie bieten dir eine ganzheitliche Lösung für die Planung, Durchführung und Nachbereitung von Online-Veranstaltungen. Je nach Anbieter stehen dir eine Vielzahl an Funktionen zur Verfügung, die den gesamten Webinar-Prozess effizienter und professioneller gestalten.

Ein leistungsstarkes Webinartool unterstützt dich bereits in der Vorbereitung: Von der einfachen Erstellung und Konfiguration deines Webinars über individuell anpassbare Einladungen bis hin zum Teilnehmermanagement mit automatisierten Erinnerungen und Registrierungsoptionen.

Während des Webinars sorgen erweiterte Interaktionsmöglichkeiten wie Live-Chats, Umfragen, Whiteboards und Breakout-Räume für eine höhere Teilnehmerbeteiligung. Einige Plattformen ermöglichen zudem die Integration von E-Learning-Elementen, wodurch Webinare noch interaktiver und didaktisch wertvoller werden.

Auch nach dem Webinar endet die Unterstützung nicht: Auswertungs- und Analysefunktionen helfen dir dabei, die Teilnehmerzahlen, Interaktionsraten und den Erfolg deines Webinars zu messen. Dank automatisierter Follow-up-Mails und On-Demand-Aufzeichnungen kannst du den Lernfortschritt deiner Teilnehmenden weiter fördern und dein Webinar langfristig verfügbar machen.

Ein leistungsfähiges Webinartool begleitet dich also von der Planung über die Durchführung bis hin zur Nachbereitung und sorgt dafür, dass du dich auf das Wesentliche konzentrieren kannst: eine überzeugende und effektive Wissensvermittlung.

Fünf zentrale Kriterien für die Auswahl des passenden Webinartools findest du weiter unten im Beitrag.

Aufzeichnungen mit Langzeitnutzen

Moderne Webinar-Plattformen bieten dir die Möglichkeit, Veranstaltungen aufzuzeichnen und im Anschluss gezielt weiterzuverwenden. Diese Aufzeichnungen sind nicht nur eine praktische Ergänzung für Teilnehmende, die das Webinar verpasst haben, sondern auch ein wertvolles Instrument zur langfristigen Wissensvermittlung und Content-Nachnutzung.

Mit aufgezeichneten Webinaren kannst du die Inhalte auch nach der Live-Sitzung weiterhin zur Verfügung stellen – entweder für die ursprünglichen Teilnehmenden oder für ein erweitertes Publikum. Das ist besonders sinnvoll, wenn es sich um Themen handelt, die über einen längeren Zeitraum relevant und wertvoll bleiben, beispielsweise Schulungen, Tutorials oder Expertenvorträge.

Je nach Einsatzzweck gibt es verschiedene Möglichkeiten, Webinar-Aufzeichnungen strategisch einzusetzen:

• On-Demand-Webinare: Interessierte können jederzeit auf die Inhalte zugreifen, was die Reichweite erheblich vergrößert.
• E-Learning-Module: In Schulungsplattformen integriert, dienen Aufzeichnungen als wertvolle Lernressource für Mitarbeitende oder Kunden.
• Marketing & Lead-Generierung: Durch Freigabe der Videos gegen Registrierung können neue Interessenten gewonnen werden.
• Interne Wissensdatenbank: Unternehmen nutzen Aufzeichnungen zur Dokumentation und Weiterbildung ihrer Teams.

Darüber hinaus ermöglichen viele Plattformen Bearbeitungsfunktionen, um aufgezeichnete Inhalte zu kürzen, mit zusätzlichen Informationen zu versehen oder interaktive Elemente wie Kapitelmarken, Quizze oder Untertitel einzufügen. So kannst du dein aufgezeichnetes Webinar individuell anpassen und für verschiedene Zielgruppen optimieren.

Durch eine kluge Nutzung von Aufzeichnungen schöpfst du das Potenzial eines einmal durchgeführten Webinars nachhaltig aus – mit minimalem Aufwand, aber maximaler Wirkung.

Interaktion schafft Nähe – Webinare als dynamische Lernformate

Ein zentrales Merkmal von Webinaren ist die Möglichkeit, direkt mit den Teilnehmenden zu interagieren und so eine lebendige Lernumgebung zu schaffen. Anders als bei klassischen Webcasts, bei denen Informationen eher einseitig vermittelt werden, ermöglichen Webinare einen echten Austausch zwischen dir und deinem Publikum.

Typischerweise übernehmen eine oder mehrere Moderator:innen und Expert:innen die Führung und richten sich an eine Gruppe von Teilnehmenden, die je nach Format zwischen zehn und 250 Personen umfassen kann. Dabei hast du als Veranstaltender durch gezielte Rechtevergaben die Kontrolle darüber, wer sich aktiv beteiligen kann. So kannst du beispielsweise festlegen, ob Fragen per Chat, per Mikrofon oder in einer Fragerunde gestellt werden dürfen.

Diese Interaktionsmöglichkeiten schaffen nicht nur eine nähere Verbindung zwischen dir und den Teilnehmenden, sondern erhöhen auch Aufmerksamkeit und Engagement. Durch Funktionen wie Live-Umfragen, Wortmeldungen, Breakout-Räume oder kollaborative Whiteboards kannst du dein Publikum aktiv in den Lernprozess einbinden. Das fördert nicht nur den Austausch, sondern sorgt auch dafür, dass Inhalte besser behalten und nachhaltig verstanden werden.

So wird dein Webinar zu einem dynamischen und interaktiven Lernerlebnis, das weit über eine bloße Präsentation hinausgeht.

Mehr Informationen zu den Interaktionsmöglichkeiten von edudip findest du hier.

Ohne Vorkenntnisse in die Webinar-Welt

Der Einstieg in die Welt der Webinare muss nicht kompliziert sein. Mit einer intuitiven und benutzerfreundlichen Webinar-Software kannst du dein erstes Online-Seminar schnell und ohne technische Vorkenntnisse aufsetzen. Alles, was du brauchst, ist ein internetfähiges Gerät mit Kamera und Mikrofon – dein Laptop oder PC reicht völlig aus. Dank webbasierter Lösungen entfällt sogar die Installation zusätzlicher Programme, sodass du direkt im Browser starten kannst.

Doch bei aller Bedienfreundlichkeit solltest du darauf achten, dass der Anbieter deiner Wahl nicht nur eine einfache Oberfläche, sondern auch einen zuverlässigen Support bietet, falls Fragen oder technische Herausforderungen auftreten. Ein deutschsprachiger Kundenservice mit Hotline oder Live-Chat kann besonders hilfreich sein, um bei Problemen schnell Unterstützung zu bekommen.

Außerdem ist es wichtig, den Funktionsumfang der Software genau zu prüfen. Während einige Plattformen mit einer Vielzahl an Features werben, ist nicht immer mehr gleich besser. Entscheidend ist, dass das Tool genau die Funktionen bietet, die du für deine Webinare wirklich brauchst – ohne unnötige Komplexität. Welche Kriterien du bei der Auswahl einer Webinar-Software beachten solltest, erfährst du weiter unten in unserer Entscheidungshilfe.

Wie läuft ein Webinar ab?

Ein erfolgreiches Webinar besteht aus drei zentralen Phasen: Planung, Durchführung und Nachbereitung. Jede dieser Phasen erfordert eine durchdachte Organisation, um ein reibungsloses und effektives Online-Event zu gewährleisten.

1. Planung
   In der Vorbereitungsphase werden die Inhalte und das Konzept des Webinars festgelegt. Dies umfasst die Auswahl eines passenden Themas, die Erstellung von Präsentationen oder interaktiven Elementen sowie das Einladen der Teilnehmenden. Ein gutes Webinar-Tool bietet hier Unterstützung durch automatisierte Einladungs- und Erinnerungsmails, Anmeldeseiten und Teilnehmermanagement.
2. Durchführung
   Während des Webinars stehen die Präsentation der Inhalte und die Interaktion mit den Teilnehmenden im Fokus. Eine benutzerfreundliche Webinar-Software ermöglicht es, Live-Umfragen, Chats, Whiteboards oder Breakout-Räume einzusetzen, um die Veranstaltung lebendiger zu gestalten. Eine stabile Verbindung und einfache Bedienbarkeit – idealerweise direkt im Browser ohne zusätzliche Installationen – sorgen für eine reibungslose Durchführung.
3. Nachbereitung
   Nach dem Webinar ist es sinnvoll, die Veranstaltung auszuwerten und den Teilnehmenden Aufzeichnungen oder weiterführende Materialien bereitzustellen. Automatische Follow-up-Mails, Feedback-Umfragen und Analysefunktionen helfen dabei, den Erfolg des Webinars zu messen und zukünftige Veranstaltungen zu optimieren.

Eine leistungsfähige Webinar-Software unterstützt Sie in allen drei Phasen und sorgt dafür, dass Ihr Online-Event professionell und effizient abläuft – ohne technische Hürden oder komplizierte Installationen.

Gute Webinar-Planung ist der Schlüssel zum Erfolg

Eine durchdachte Planung ist der erste Schritt zu einem erfolgreichen Webinar. Bevor du loslegst, solltest du dir folgende Fragen stellen: Welche Zielgruppen möchtest du ansprechen? Welche Themen sind für sie relevant? Und welche Materialien kannst du nutzen, um dein Webinar ansprechend und informativ zu gestalten?

Sobald Thema, Zielgruppe und Termin feststehen, geht es an die Ankündigung. Hier hast du verschiedene Möglichkeiten: Du kannst dein Webinar über eigene Kanäle wie E-Mails, deine Website, Landingpages oder Social Media bewerben. Falls du eine größere Reichweite anstrebst, kannst du auch auf bezahlte Werbemaßnahmen wie Online-Anzeigen oder gesponserte Beiträge setzen.

Die Teilnehmerzahl kannst du je nach Ziel und Konzept begrenzen oder das Webinar für eine unbegrenzte Anzahl an Teilnehmenden öffnen. Während exklusive Webinare mit limitierter Platzanzahl eine persönliche Atmosphäre schaffen, ermöglichen offene Webinare eine größere Reichweite und mehr Sichtbarkeit. Die richtige Planung sorgt dafür, dass dein Webinar gut besucht wird und deine Inhalte genau die richtige Zielgruppe erreichen.

Einfaches Erstellen einer Anmeldungsseite

Ein gutes Webinar-Tool sollte es dir ermöglichen, schnell und unkompliziert eine professionelle Landingpage für die Anmeldung zu erstellen. Eine ansprechend gestaltete Anmeldeseite sorgt dafür, dass sich mehr Interessierte registrieren und dein Webinar gut besucht wird.

Wichtig ist, dass die Landingpage übersichtlich und intuitiv aufgebaut ist, damit potenzielle Teilnehmende alle relevanten Informationen auf einen Blick erfassen können. Dazu gehören Titel, Datum, Uhrzeit, eine kurze Beschreibung des Webinars sowie ein klarer Call-to-Action, der zur Anmeldung motiviert. Ein ansprechendes Design und aussagekräftige Bilder oder Grafiken können zusätzlich das Interesse steigern.

Besonders praktisch ist es, wenn die Webinar-Software nicht nur die Erstellung der Landingpage vereinfacht, sondern auch das Einladungsmanagement automatisiert. So kannst du direkt aus dem Tool heraus Einladungen versenden, Erinnerungsmails verschicken und die Anmeldungen verwalten – ohne zusätzlichen manuellen Aufwand.

Mit einer durchdachten Anmeldeseite und automatisierter Einladungshilfe sparst du nicht nur Zeit, sondern stellst auch sicher, dass dein Webinar gut organisiert und erfolgreich startet.

Per Mausklick in den Webinar-Raum

Der Zugang zu einem Webinar sollte für die Teilnehmenden so einfach wie möglich sein. Idealerweise genügt ein einfacher Klick auf den Einladungslink, und schon sind sie über ihren Computer, ihr Smartphone oder Tablet direkt im Browser live dabei – ganz ohne aufwendige Software-Installationen.

Während des Webinars stehen dir und deinen Teilnehmenden zahlreiche Funktionen zur Verfügung, die weit über die reine Videoübertragung hinausgehen. Du kannst Präsentationen zeigen, deinen Bildschirm teilen oder interaktive E-Learning-Module einbinden, um das Webinar noch informativer und abwechslungsreicher zu gestalten.

Je nach Anbieter gibt es zudem verschiedene Interaktionsmöglichkeiten, die das Webinar lebendiger und ansprechender machen. Live-Chats, Umfragen und Abstimmungstools ermöglichen eine direkte Einbindung der Teilnehmenden und helfen dabei, das Lernen effektiver zu gestalten. Solche Features sorgen nicht nur für mehr Aufmerksamkeit und Engagement, sondern erleichtern auch den Austausch und die aktive Beteiligung.

Dank dieser interaktiven Funktionen wird dein Webinar zu einem dynamischen Erlebnis, bei dem die Teilnehmenden nicht nur zuhören, sondern sich aktiv einbringen können.

Was muss ich als Veranstalter beachten?

Damit dein Webinar ein voller Erfolg wird, gibt es ein paar einfache, aber wirkungsvolle Dinge, die du als Veranstalter beachten solltest.

• Sei frühzeitig da: Betrete den Webinar-Raum einige Minuten vor Beginn – genau das tun viele Teilnehmende auch. Nutze die Zeit, um eine entspannte Atmosphäre zu schaffen, Small Talk zu führen oder Fragen aus dem Chat zu beantworten. Das gibt allen ein gutes Gefühl und sorgt für einen angenehmen Start.
• Baue einen Spannungsbogen auf: Steige nicht sofort mit trockenen Fakten ein, sondern skizziere zu Beginn einen klaren Ablauf und kündige schon jetzt einige Highlights deines Webinars an. Das weckt Neugierde und hält die Aufmerksamkeit hoch.
• Halte deinen Vortrag kurz & prägnant: Verzichte auf lange Monologe und zu ausführliche Folien. Weniger ist mehr! Besser ist es, die Slides zügig zu wechseln, um den Vortrag dynamisch und spannend zu halten.
• Nutze verschiedene Medien: Falls vorhanden, setze abwechslungsreiche Formate ein – zum Beispiel Videos, Whiteboards oder interaktive Elemente wie Umfragen und Breakout-Räume. So bleibt dein Webinar lebendig und deine Teilnehmenden aktiv dabei.

Mit diesen Tipps stellst du sicher, dass dein Webinar nicht nur informativ, sondern auch unterhaltsam und mitreißend wird!

Nach dem Webinar: Zielgruppe verstehen und langfristig binden

Ein erfolgreiches Webinar endet nicht mit der letzten Folie – es bietet dir wertvolle Möglichkeiten, deine Zielgruppe besser kennenzulernen und nachhaltige Kontakte aufzubauen.

Nutze während des Webinars verschiedene Interaktionsmöglichkeiten wie Präsentationen, Bildschirmfreigaben, Umfragen oder E-Learning-Elemente. Diese lockern nicht nur den Vortrag auf, sondern liefern dir auch wertvolle Hinweise auf die Interessen und Bedürfnisse deiner Teilnehmenden. Falls dir während des Webinars zu viele Fragen gestellt werden, kannst du eine geplante Fragerunde am Ende ankündigen, um den Ablauf strukturiert zu halten.

Auch nach dem Webinar solltest du den Kontakt zu deiner Zielgruppe aufrechterhalten. Einige Webinar-Tools ermöglichen eine Sterne-Bewertung, mit der du direktes Feedback erhältst. Zusätzlich kannst du den Teilnehmenden Materialien wie Präsentationen, Whitepapers oder die Webinar-Aufzeichnung per E-Mail zur Verfügung stellen – ein effektiver Weg, um den Austausch weiterzuführen und dein Publikum langfristig an dich zu binden.

Denke daran: Nach dem Webinar ist vor dem Webinar. Analysiere im Anschluss, wie gut deine Veranstaltung gelaufen ist: Wie viele Personen haben sich angemeldet? Wie viele haben tatsächlich teilgenommen? Gab es Absprünge während des Webinars – und wenn ja, an welcher Stelle? Solche Einblicke helfen dir, deine Webinare kontinuierlich zu verbessern und noch erfolgreicher zu gestalten.

Machen Webinare für dein Unternehmen Sinn?

Webinare sind extrem vielseitig und können ganz unterschiedliche Veranstaltungsformate abbilden – egal, ob du Wissen vermitteln, Produkte präsentieren oder den Austausch mit deiner Zielgruppe fördern möchtest.

Viele Unternehmen setzen Webinare gezielt für Online-Schulungen und Live-Trainings ein, um Mitarbeitende, Kund:innen oder Vertriebspartner:innen weiterzubilden. Doch auch im Bereich Online-Vertrieb und Produktpräsentationen bieten sie eine ideale Möglichkeit, Produkte und Dienstleistungen digital erlebbar zu machen. Selbst in der Personalabteilung werden Webinare genutzt – etwa für Sammel-Bewerbungsgespräche oder digitale Onboarding-Prozesse, um neue Mitarbeitende effizient und ortsunabhängig einzuarbeiten.

Darüber hinaus können Webinare ein wichtiger Bestandteil deiner Marketingstrategie sein. Sie eignen sich hervorragend zur Lead-Generierung, indem du wertvolle Inhalte anbietest und potenzielle Kund:innen direkt ansprichst. Auch als Tool für Umfragen oder interaktive Marktforschung liefern sie dir wertvolle Insights über deine Zielgruppe.

Dank dieser Vielseitigkeit gibt es für nahezu jedes Unternehmen nutzbringende Einsatzmöglichkeiten für Webinare – ganz gleich, ob du ein kleines, mittleres Unternehmen (KMU) oder ein großer Konzern bist. Die Frage ist also nicht, ob Webinare für dein Unternehmen Sinn machen, sondern wie du sie am besten für deine Ziele nutzt.

Warum auch dein Unternehmen Webinare durchführen sollte, erfährst du in unserem Blog-Beitrag „5 Gründe, warum Ihr Unternehmen nicht auf Webinare verzichten sollte“.

Welche Webinar-Software ist die richtige für dich?

Die Wahl der passenden Webinar-Software ist entscheidend für den Erfolg deiner Online-Veranstaltungen. Damit dein Webinar reibungslos läuft und deine Teilnehmenden eine optimale Erfahrung haben, solltest du bei der Auswahl des Tools auf einige wichtige Kriterien achten.

Besonders fünf zentrale Faktoren spielen eine Rolle:

1. Benutzerfreundlichkeit – Einfache Bedienung für alle
Ein gutes Webinar-Tool sollte intuitiv bedienbar sein – sowohl für dich als Veranstalter:in als auch für deine Teilnehmenden. Niemand möchte Zeit mit komplizierten Einstellungen oder technischen Hürden verschwenden. Eine klare, selbsterklärende Oberfläche spart Zeit und erleichtert die Durchführung deines Webinars. Prüfe, ob sich alle wichtigen Funktionen mit wenigen Klicks finden lassen und ob auch weniger technikaffine Nutzer:innen problemlos teilnehmen können.

2. Funktionalität – Alles, was du für interaktive Webinare brauchst
Welche Features benötigst du für dein Webinar? Neben der klassischen Video- und Audioübertragung können Chatfunktionen, Live-Umfragen, Whiteboards, Breakout-Räume oder Bildschirmfreigaben eine große Rolle spielen. Auch das Einbinden von Präsentationen oder interaktiven E-Learning-Elementen kann wichtig sein. Überlege vorab, welche Funktionen dein Webinar wirklich braucht, um interaktiv und spannend zu bleiben.

3. Zugänglichkeit – Einfacher Zugang für deine Teilnehmenden
Ein Webinar sollte für alle Teilnehmenden so unkompliziert wie möglich erreichbar sein. Am besten ist es, wenn sich deine Gäste ohne zusätzliche Software-Installationen direkt im Browser einloggen können. Mobile Unterstützung ist ebenfalls essenziell – schließlich möchten viele Teilnehmende auch über ihr Smartphone oder Tablet am Webinar teilnehmen. Achte darauf, dass das Tool auf verschiedenen Endgeräten und Betriebssystemen reibungslos funktioniert.

4. Datenschutz & Sicherheit – DSGVO-konforme Standards beachten
Gerade bei Webinaren, in denen sensible Daten oder interne Inhalte besprochen werden, spielt Datenschutz eine große Rolle. Achte darauf, dass das Tool DSGVO-konform ist und in sicheren Rechenzentren gehostet wird. Auch Sicherheitsfunktionen wie Passwortschutz, Warteräume oder verschlüsselte Datenübertragungen sollten vorhanden sein, um unerwünschte Gäste oder Datenlecks zu vermeiden.

Mehr Informationen zum Thema Datenschutz und wieso man im besten Falle immer deutsche Software-Lösungen einsetzen sollte, finden Sie im Blog-Beitrag „Datenschutz bleibt Thema – Aussitzen ist keine Lösung“ oder hier auf unserer Webseite. 

5. Support & Service – Schnelle Hilfe, wenn du sie brauchst
Ein guter Kundenservice kann bei technischen Problemen oder Fragen während eines Webinars den entscheidenden Unterschied machen. Gibt es einen deutschsprachigen Support? Wird ein Live-Chat oder eine Hotline angeboten? Gerade wenn du regelmäßig Webinare veranstaltest, solltest du dich auf schnelle Hilfe verlassen können. Ein Blick auf die Support-Optionen und Nutzerbewertungen kann dir helfen, eine zuverlässige Lösung zu finden.

Fazit

Egal ob kleines, mittleres Unternehmen (KMU) oder großer Konzern – fast jedes Unternehmen kann Webinare gewinnbringend einsetzen. Sie sind der direkte Draht zu Kund:innen, Partnerunternehmen, Mitarbeitenden und weiteren Zielgruppen und ermöglichen eine effiziente und flexible Kommunikation.

Der große Vorteil: Mit der richtigen Webinar-Software gelingt die Umsetzung schnell und unkompliziert, ohne dass du zusätzliche Personalressourcen einplanen oder viel Zeit in die Einarbeitung investieren musst. Moderne Lösungen machen es möglich, Webinare professionell und interaktiv zu gestalten, ohne technische Hürden oder komplizierte Prozesse.

Wichtig ist, dass die Software gut zu deinen Anforderungen passt und dir die nötige Flexibilität und Sicherheit bietet. So kannst du Webinare optimal nutzen – sei es für Schulungen, Produktpräsentationen, interne Meetings oder den direkten Austausch mit deiner Zielgruppe. Mit der richtigen Lösung kann dein Unternehmen nur profitieren!