Viele Unternehmen möchten mit Webinaren starten oder ihre bisherige Webinar-Lösung wechseln. Häufig wird das Projekt jedoch aufgeschoben, weil Verantwortliche den Aufwand, technische Probleme und ein enttäuschendes Ergebnis fürchten.
Ein Pilot-Webinar schafft hier Klarheit. Das Unternehmen führt bereits ein echtes Webinar mit der eigenen Zielgruppe durch und wird dabei vom Anbieter der Webinar-Software unterstützt und begleitet. So zeigt sich unter realen Bedingungen, wie die Software im praktischen Einsatz funktioniert, während der Aufwand für die verantwortliche Person durch die Begleitung deutlich reduziert wird.
Dieser Beitrag erklärt, was ein Pilot-Webinar ist, wie es abläuft und welche Vorteile es Unternehmen und den verantwortlichen Personen bietet.
- EWas ist ein Pilot-Webinar?
- EWas unterscheidet ein Pilot-Webinar von einem Software-Demo-Termin?
- EWarum Webinarprojekte häufig aufgeschoben werden
- EWelchen Vorteil bietet ein Pilot-Webinar?
- EWeitere Vorteile eines Pilot-Webinars
- EWie läuft ein Pilot-Webinar ab?
- EFür wen ist ein Pilot-Webinar sinnvoll?
- EPraxisbeispiel: edudip Pilot-Webinar bei Focus Online
- EPilot-Webinar mit edudip durchführen
- EHäufige Fragen zum Pilot-Webinar
Was ist ein Pilot-Webinar?
Ein Pilot-Webinar ist ein echtes Webinar, das ein Unternehmen mit einem eigenen Thema, einem festen Termin und einer realen Zielgruppe durchführt. Dabei wird es vom Anbieter der Webinar-Software unterstützt und begleitet.
Der Anbieter stellt also nicht nur die Webinar-Software bereit. Er unterstützt auch bei der Einrichtung, beim Technikcheck, bei der Abstimmung des Ablaufs und begleitet die Live-Durchführung.
Ein Pilot-Webinar ist damit weder ein internes Test-Webinar noch eine unverbindliche Simulation. Es verfolgt bereits ein konkretes Unternehmensziel, zum Beispiel:
- ein Produkt vorstellen,
- Leads gewinnen,
- Kunden oder Partner schulen,
- Wissen vermitteln,
- eine Informationsveranstaltung durchführen,
- oder ein neues Webinarformat einführen.
Das Pilot-Webinar bildet den vollständigen Webinarprozess ab: von der Planung über Registrierung und Vorbereitung bis zur Live-Durchführung und Nachbereitung.
Was unterscheidet ein Pilot-Webinar von einem Software-Demo-Termin?
Bei einer Software-Demo zeigt der Webinar-Software Anbieter dem Interessenten, welche Funktionen und Möglichkeiten die Plattform bietet. Bei einem Pilot-Webinar setzt das Unternehmen dagegen bereits ein eigenes Webinar um. Dadurch werden nicht nur die Software und ihre Funktionen betrachtet, sondern der gesamte Webinar-Prozess praktisch erlebt.
Welche Funktionen und Möglichkeiten bietet die Software?
Ein Pilot-Webinar beantwortet die Frage:
Wie sieht der Einsatz der Software in der Praxis tatsächlich aus?
Denn erst bei einem echten Webinar zeigt sich, wie Registrierung, Branding, Vorbereitung, Live-Durchführung und Nachbereitung zusammenspielen.
Warum Webinarprojekte häufig aufgeschoben werden
Viele Unternehmen möchten Webinare professionell einsetzen, etwa für Produktvorstellungen, Leadgenerierung, Kundenkommunikation oder Schulungen. Manche stehen noch ganz am Anfang, andere führen bereits Webinare mit einer bestehenden Lösung durch und überlegen, den Anbieter oder den bisherigen Prozess zu wechseln.
In beiden Fällen entstehen oft ähnliche Fragen:
Wie viel Aufwand verursacht die Einführung? Wer kümmert sich um Einrichtung, Branding, Technik und Referenten? Funktioniert beim Live-Termin alles wie geplant? Und lohnt sich der interne Aufwand am Ende überhaupt?
Gerade für die verantwortliche Person fühlt sich der erste Schritt deshalb häufig größer an, als er tatsächlich sein müsste. Denn neben der Softwareentscheidung trägt sie meist auch die Verantwortung dafür, dass das Webinar professionell vorbereitet wird, technisch funktioniert und bei den Teilnehmenden den gewünschten Eindruck hinterlässt.
Diese Unsicherheit führt nicht selten dazu, dass das Projekt immer wieder verschoben wird.
Ein Pilot-Webinar setzt genau an diesem Punkt an. Statt eine neue Webinar-Software nur in einer Demo kennenzulernen oder den ersten Termin vollständig allein vorzubereiten, setzt das Unternehmen bereits ein echtes Webinar mit der eigenen Zielgruppe um.
Der Software-Anbieter unterstützt bei der Einrichtung, bereitet den Termin gemeinsam mit den Verantwortlichen vor und begleitet die Live-Durchführung.
Dadurch lassen sich Aufwand und Risiko reduzieren. Die verantwortliche Person steht nicht allein vor einem neuen System und einem ungeklärten Prozess, sondern erhält Unterstützung bei den entscheidenden Schritten.
Gleichzeitig zeigt sich anhand eines realen Webinars, wie die Software im eigenen Unternehmen tatsächlich eingesetzt werden kann.
Welchen Vorteil bietet ein Pilot-Webinar?
Der größte Vorteil eines Pilotwebinars: Der Webinar-Verantwortliche kann sich darauf verlassen, dass die Umsetzung des Webinars professionell und sicher gelingt.
Wer ein Webinar organisiert, übernimmt häufig gleichzeitig die Verantwortung für:
- die technische Einrichtung,
- die Anmeldestrecke,
- die Kommunikation mit den Teilnehmenden,
- die professionelle Außenwirkung,
- das Branding,
- die Vorbereitung der Referenten,
- den Live-Ablauf,
- und die Nachbereitung.
Bei einem Pilot-Webinar muss dieser Prozess nicht allein gestemmt werden. Der Webinar-Software-Anbieter begleitet die verantwortliche Person durch die einzelnen Schritte und unterstützt sie auch beim Live-Termin.
Dadurch entsteht Sicherheit auf mehreren Ebenen:
- Die notwendigen Vorbereitungsschritte werden klar.
- Technik und Funktionen werden vorab geprüft.
- Referenten wissen, wie der Ablauf funktioniert.
- Zuständigkeiten werden eindeutig verteilt.
- Bei Fragen oder Problemen steht Unterstützung bereit.
- Der interne Aufwand wird minimiert.
- Die Software kann im eigenen Anwendungsfall bewertet werden.
Ein Pilot-Webinar reduziert damit sowohl den internen Aufwand als auch das Risiko, dass der erste Termin an organisatorischen oder technischen Unsicherheiten scheitert. Zudem garantiert ein Pilot-Webinar ein professionelles, souveränes Auftreten und ein erfolgreiches Endergebnis.
Das Pilot-Webinar garantiert ein professionelles, souveränes Auftreten und ein erfolgreiches Endergebnis.
Weitere Vorteile eines Pilot-Webinars
Eine fundierte Grundlage für die Kaufentscheidung
Ein Pilot-Webinar ermöglicht es, die Webinar-Software im eigenen Anwendungsfall und unter realen Bedingungen kennenzulernen. Statt Funktionen nur in einer Demo zu sehen, erleben die Verantwortlichen, wie gut die Lösung zu den eigenen Anforderungen, Abläufen und Zielen passt.
Dabei zeigt sich nicht nur, ob die benötigten Funktionen vorhanden sind. Auch Bedienbarkeit, interner Aufwand, Support und die Qualität des gesamten Webinarprozesses lassen sich realistisch beurteilen.
Das Pilot-Webinar schafft damit eine belastbare Grundlage für die Entscheidung, ob die Webinar-Software anschließend eingeführt und gekauft werden soll – oder ob eine andere Lösung besser geeignet ist.
Der Aufwand für den Einstieg wird deutlich reduziert
Wer eine neue Webinar-Software testet, muss sich normalerweise selbst mit den Funktionen, Einstellungen und Abläufen vertraut machen. Das kostet Zeit und macht den Einstieg unnötig aufwendig.
Bei einem begleiteten Pilot-Webinar werden die Verantwortlichen Schritt für Schritt durch Einrichtung und Nutzung geführt. Dadurch müssen sie sich nicht alles selbst erarbeiten, verstehen die Software schneller und können sie direkt im eigenen Anwendungsfall kennenlernen.
So sinkt der Aufwand auf Seiten der Anwender deutlich und es entsteht gleichzeitig eine verlässliche Grundlage für die Entscheidung.
Schwachstellen werden früh sichtbar
Unter realen Bedingungen zeigt sich schnell, an welchen Stellen der Prozess noch verbessert werden sollte.
Das können beispielsweise sein:
- ein zu umfangreiches Anmeldeformular,
- unklare Erinnerungsmails,
- fehlende Zuständigkeiten,
- technische Unsicherheiten,
- ungeklärte Referentenrollen,
- oder ein nicht definierter Follow-up-Prozess.
Diese Punkte können nach dem Pilot-Webinar gezielt optimiert werden.
Referenten werden sicherer
Auch erfahrene Referenten kennen nicht automatisch jede Webinar-Plattform.
Ein Referenten-Onboarding inklusive gemeinsamem Technik- und Ablaufcheck hilft dabei, den Referenten Sicherheit und Souveränität im Umgang mit der neuen Webinar-Software zu vermitteln. So können sich die Referenten während des Webinars voll und ganz auf ihre Inhalte konzentrieren.
Interne Zuständigkeiten werden klar
Während der Vorbereitung zeigt sich, welche Personen und Abteilungen am Webinarprozess beteiligt sind.
Je nach Anwendungsfall können das sein:
- Marketing,
- Webinarverantwortliche,
- Referenten,
- Moderation,
- Vertrieb,
- IT,
- oder Datenschutz.
Klare Zuständigkeiten vermeiden kurzfristige Abstimmungen und Unsicherheit vor dem Live-Termin.
Ein wiederholbarer Webinarprozess entsteht
Nach dem Pilot-Webinar liegen konkrete Erfahrungen, Einstellungen und Abläufe vor.
Registrierungsseiten, E-Mails, Vorlagen, Technikchecks und interne Zuständigkeiten können für weitere Webinare übernommen und weiterentwickelt werden.
Aus einem einzelnen begleiteten Webinar entsteht so die Grundlage für einen wiederholbaren Prozess.
Wie läuft ein Pilot-Webinar ab?
Der genaue Ablauf hängt vom Unternehmen, vom Thema und vom geplanten Webinarformat ab. Typischerweise besteht ein Pilot-Webinar aus fünf Schritten.
- Ziele und Anforderungen abstimmen
Zu Beginn klären das Unternehmen und der Webinar-Software-Anbieter gemeinsam die wichtigsten Rahmenbedingungen.
Dazu gehören zum Beispiel:
- Thema und Ziel des Webinars,
- Zielgruppe,
- Termin,
- erwartete Teilnehmerzahl,
- Referenten und Moderatoren,
- gewünschte Interaktionsmöglichkeiten,
- benötigte Registrierungsdaten,
- und Anforderungen an das Branding.
- Webinar einrichten
Anschließend wird das Webinar vorbereitet.
Der Anbieter unterstützt dabei beispielsweise bei:
- der Einrichtung des Webinarraums,
- der Registrierungsseite,
- dem Anmeldeformular,
- dem Branding,
- den Bestätigungs- und Erinnerungsmails,
- dem Onboarding der Moderatoren und Referenten,
- Technik- und Ablaufcheck durchführen
Vor dem Live-Termin werden Technik und Ablauf gemeinsam geprüft.
Dabei können unter anderem getestet werden:
- Kamera und Mikrofon,
- Präsentation und Bildschirmfreigabe,
- Videos,
- Wechsel zwischen Referenten,
- Rollen und Berechtigungen,
- Moderation,
- sowie das Vorgehen bei technischen Problemen.
- Webinar mit echten Teilnehmenden durchführen
Das Pilot-Webinar findet mit der tatsächlichen Zielgruppe des Unternehmens statt.
Der Termin wird von einem Support-Mitarbeiter des Webinar-Software-Anbieters begleitet. Er agiert im Hintergrund, sorgt für einen reibungslosen Ablauf und steht bei technischen Fragen zur Verfügung.
Die verantwortliche Person erlebt dadurch den Einsatz der Webinar-Software unter realen Bedingungen, ohne beim ersten Termin vollständig auf sich allein gestellt zu sein.
- Erfahrungen auswerten
Nach dem Webinar wird betrachtet, was gut funktioniert hat und was vor dem nächsten Termin verbessert werden sollte.
Mögliche Auswertungspunkte sind:
- der Anmeldeprozess,
- die Teilnahmequote,
- der technische Ablauf,
- die Interaktion,
- das Feedback der Teilnehmenden,
- der interne Aufwand,
- und die Nachbereitung.
Das Pilot-Webinar bildet den vollständigen Webinarprozess ab: von der Planung des Webinars über das Referenten-Onboarding, den Technik-Check bis zur Live-Durchführung und Nachbereitung.
Für wen ist ein Pilot-Webinar sinnvoll?
Ein Pilot-Webinar eignet sich besonders für Unternehmen, die:
- erstmals professionelle Webinare durchführen möchten,
- eine neue Webinar-Software einführen,
- von einer Meeting-Lösung zu einer spezialisierten Webinar-Plattform wechseln,
- ein neues Webinarformat starten,
- regelmäßig Produkt- oder Kundenwebinare anbieten möchten,
- ihren bisherigen Webinarprozess strukturieren wollen,
- oder beim ersten Live-Termin zusätzliche Sicherheit benötigen.
Auch Unternehmen mit Webinarerfahrung können von einem Pilot-Webinar profitieren, wenn sie eine neue Plattform, einen neuen Prozess oder einen neuen Anwendungsfall einführen möchten.
Praxisbeispiel: edudip Pilot-Webinar bei Focus online
FOCUS online stand vor der Frage, wie sich redaktionelle Inhalte professionell in ein Webinarformat übertragen lassen, ohne dafür direkt umfangreiche interne Strukturen aufzubauen oder sich langfristig festzulegen. Gleichzeitig sollte die Umsetzung von Anfang an sicher und professionell begleitet werden.
Deshalb startete FOCUS online mit einem Pilot-Webinar: einem begleiteten Praxistest unter realen Bedingungen, mit einem konkreten Thema, einer echten Zielgruppe und einem professionellen Setup. So konnte das Team prüfen, wie gut das Format und die Webinar-Software zu den eigenen Anforderungen passen.
Das Pilot-Webinar überzeugte und bildete damit die Grundlage für die Entscheidung, die Webinar-Software anschließend einzusetzen.
Pilot-Webinar mit edudip durchführen
Während Unternehmen Webinar-Software normalerweise entweder für einen begrenzten Testzeitraum zur eigenständigen Nutzung freigeschaltet bekommen oder die Software in einem Demotermin vorgestellt bekommen, geht edudip einen Schritt weiter und bietet Unternehmen die Möglichkeit, vor einer Kaufentscheidung ein eigenes Pilot-Webinar unter realen Bedingungen umzusetzen – mit konkretem Thema, echter Zielgruppe und persönlicher Begleitung.
Dabei stellt edudip nicht nur die Webinar-Software bereit. Das Team unterstützt bei der Vorbereitung und Einrichtung des konkreten Webinars und begleitet auch den Live-Termin.
Je nach Ausgangssituation kann die Unterstützung unter anderem folgende Bereiche umfassen:
- Einrichtung des Webinars,
- Registrierungsseite und Branding,
- Vorbereitung der E-Mail-Kommunikation,
- Onboarding und Technikcheck mit den Referenten,
- Abstimmung des Ablaufs,
- und persönliche Begleitung während des Live-Webinars.
Das Unternehmen führt dabei bereits ein echtes Webinar mit dem eigenen Thema und der eigenen Zielgruppe durch.
So zeigt sich unmittelbar, wie der Einsatz der Software in der Praxis funktioniert. Gleichzeitig wird der Organisationsaufwand erheblich minimiert und der bzw. die Webinar-Verantwortliche erhält Sicherheit bei Vorbereitung, Technik und Durchführung.
Fazit
Ein Pilot-Webinar ist ein echtes, vom Webinar-Software-Anbieter begleitetes Webinar mit einem eigenen Thema, einem festen Termin und der realen Zielgruppe des Webinar-Veranstalters.
Während eine Software-Demo zeigt, welche Funktionen und Möglichkeiten eine Webinar-Software bietet, zeigt ein Pilot-Webinar, wie der Einsatz der Software in der Praxis tatsächlich aussieht.
Der wichtigste Vorteil ist die Sicherheit und Aufwandsminimierung für die verantwortliche Person. Sie erlebt den gesamten Webinarprozess begleitet und muss Vorbereitung, Technik und Live-Durchführung nicht allein bewältigen.
Gleichzeitig werden Aufwand und Risiken besser einschätzbar. Schwachstellen werden früh sichtbar und es entsteht ein erprobter Prozess, der für weitere Webinare genutzt und optimiert werden kann.