Breakout-Rooms effektiv und kreativ nutzen

Breakout-Rooms sind in Online-Seminaren ein großer Gewinn.
Sie ermöglichen die Arbeit in Kleingruppen, so dass auch bei einer großen Teilnehmeranzahl ein Austausch und intensives Erarbeiten von Themen möglich ist. Ebenso bei kleineren Teilnehmergruppen ist die Arbeit in Breakout-Rooms sinnvoll, damit sich die Teilnehmenden effektiv mit einem Thema befassen können.

Doch damit das wirklich so ist, sind einige Voraussetzungen zu berücksichtigen.

Gruppenarbeiten sind nicht nur eine Unterbrechung

Wenn eine Online-Veranstaltung hauptsächlich aus einem PowerPoint-Vortrag besteht, erscheinen Gruppenarbeiten in Breakout-Rooms als die rettende Methode, damit die Teilnehmenden nicht einschlafen.

Oder wenn du als Trainer mal dringend eine Pause brauchst, etwas nachschauen willst, dann ist das natürlich auch eine tolle Methode, die Teilnehmenden mal eben in die Breakout-Rooms zu schicken.

Oder es wird eine Frage gestellt, auf die du keine Antwort weißt, Wunderbar. Ab in die Breakout-Rooms und die Teilnehmer darüber diskutieren lassen.

So bist du fein raus!

Spaß beiseite (ne, warum eigentlich? Mit Spaß ist lernen noch viel effektiver!)

Voraussetzungen, damit die Arbeit in Breakout-Rooms effektiv ist

Damit die Arbeit in Breakout Rooms wirklich funktioniert und auch etwas dabei herauskommt, musst du als Trainerin einiges berücksichtigen und vorher planen.

Es reicht nämlich nicht zu sagen: “Tauscht euch mal über das eben Gehörte aus” und die Teilnehmenden dann in die Breakout-Room zu schicken. Was ich leider oft in Webinaren erlebt habe. Denn dann wird es selten effektiv. Die Teilnehmenden verschwenden Zeit damit zu klären, was sie denn eigentlich machen sollen oder einige reißen die Diskussion an sich, während andere nebenher ihre E-Mails checken. Oder es wird ein netter Kaffeeklatsch, was zumindest dann für die Gruppendynamik förderlich ist, aber nicht der Haupt-Sinn der Gruppenarbeit war.

Daher sind einige Vorüberlegungen und Vorarbeiten von dir als Trainerin oder Trainer erforderlich.

So förderst du effektive Gruppenarbeit in Breakout-Rooms

Folgende Punkte sind wichtig, damit Gruppenarbeit effektiv wird:

1. Klärung schon bei der Seminarplanung, wann du Gruppenarbeiten einsetzen willst und mit welchem Ziel
2. Die Anleitung und Arbeitsanweisungen für die Teilnehmenden
3. Methoden, die in der Gruppenarbeit angewendet werden sollen
4. Präsentation der Ergebnisse
5. Weiterarbeit oder Nachbereitung

Du überlegst, an welcher Stelle Gruppenarbeiten sinnvoll sind und mit welchem Ziel.

Wann du Gruppenarbeiten in Breakout-Rooms einsetzt

Beispiele:

• Nach einem Vortrag sollen die Teilnehmenden das Wichtigste zusammenfassen oder noch offene Fragen sammeln.
• Vor der Einführung in ein neues Thema sollen die Teilnehmenden sammeln, was sie schon dazu wissen.
• Die Teilnehmenden sollen erste Schritte für den Transfer erarbeiten.

Ziele für Gruppenarbeiten

• Sich kennenlernen
• Gehörtes und Gelerntes vertiefen
• Austausch über Gedanken und Meinungen zu einem Thema
• Gemeinsames Brainstorming
• Erarbeitung eines Themas
  Fragen sammeln
• Transfer unterstützen

Das sind also ganz unterschiedliche Situationen und Ziele.

Entsprechend musst du dir da auch unterschiedliche Methoden ausdenken bzw. aus deinem Methoden-Repertoire auswählen.

Bevor du dann die Teilnehmenden in die Gruppenräume schickst, musst du sehr genau erklären, was sie dort wie machen sollen.
Dazu ist es wichtig, die Anweisungen auch zu visualisieren, also auf eine Folie zu schreiben. Mit ganz konkreten Schritten, wer was wie machen soll und auch die Zeiten, die sie für die einzelnen Arbeitsphasen einhalten sollen. Vielleicht verteilst du auch noch Rollen, wie beispielsweise einen Zeitwächter, der auf die Zeiten achtet, die angegeben sind für die einzelnen Arbeitsphasen.

Das kann dann so aussehen:

Was sind die 3 wichtigsten Ergebnisse für dich?
→ Sammelt alles auf einem Whiteboard.

oder

Was war neu für dich? Was hat dich überrascht?
→ Jeder schreibt 2 Minuten für sich die Antworten auf ein Blatt Papier, anschließend tauscht ihr euch in der Gruppe darüber aus. (10 Min.)

Eine ausführlichere Aufgabenstellung:

• Was sind eure größten Zeitfresser?
• Notiert auf dem Whiteboard eure bekanntesten Zeitfresser. 
• Jeder setzt einen Punkt (Stern) neben das Stichwort, das auf ihn auch zutrifft.
• Anschließend wählt ihr euch den aus, der die meisten Punkte hat und kommt damit zurück ins Plenum.

Wichtig ist auch, dass du vorher schon bekannt gibst, wie es anschließend weitergeht.

Sollen die Ergebnisse präsentiert werden oder reicht die Diskussion in der Gruppe? Dazu weiter unten mehr.
(Zum Thema “Kreative Präsentation” gibt es später einen gesonderten Beitrag).

Damit die Arbeit in den Kleingruppen effektiv und strukturiert verläuft, sind konkrete Methoden hilfreich. Auch diese sagst du vorher genau an oder zeigst sogar ein Beispiel.

Einige Methoden-Beispiele

• Gruppen-Mind Map
  Die Teilnehmenden sollen auf einem Whiteboard ein gemeinsames Mind Map erstellen. Die 3 Oberpunkte gibst du vor und sie sollen dazu entsprechende Stichworte sammeln.
  
  Beispiel aus der Online-Trainer-Ausbildung:
  Welche Methoden zum Einstieg kennt ihr?
  Die Oberpunkte beschreiben Tools, denen die Methoden zugeordnet werden sollen.
  1. Hauptraum
  2. Breakout-Rooms
  3. Whiteboard
  4. Chat
  
  Anderes Beispiel:
  Welche Energizer kennst du?
  Die Oberpunkte bezeichnen die Kategorien, nach denen man die Energizer zuordnen kann.
  1. Zur Konzentration
  2. Mit Rhythmus und Bewegung
  3. Denksportaufgaben
  4. Lustige Spiele
  5. Sprach- und Schreibspiele
  6. Strategiespiele

• Brainstorming
  Sie sollen ein gemeinsames Brainstorming auf dem Whiteboard machen und es anschließend clustern und Oberpunkte finden, zu denen sie die einzelnen Ideen zuordnen.
  Dazu werden die einzelnen Stichworte unter die passenden Oberpunkte geschoben.

Beispiele: Was gehört zu den Aufgaben eines Online-Trainers?

Oberpunkte (nach dem Brainstorming!) können dann sein:

– Organisatorisch Vorbereitung: (Einladung, Info-Mail, technische Hinweise)
– Inhaltliche Planung und Vorbereitung (Konzeption, Inhalte strukturieren, Methoden zuordnen, zeitlicher Ablauf, Energizer einplanen, Teilnehmer-Aktivitäten, Lerntypen berücksichtigen…)
– Während eines Webinars (Moderation, Methoden-Anleitung, Diskussionen anregen, auf Fragen eingehen, alle TN mit einbeziehen…)
– Nachbereitung (Eigene Reflexion und Notizen, Handout für die TN erstellen, Aufzeichnung hochladen …)

• Ideen sammeln auf Kurz-Notizen (Post it)
  Jeder schreibt auf einen Notizzettel seine Idee zu einer konkreten Fragestellung und gemeinsam sollen sie dann die Ideen in eine Reihenfolge bringen und die Notizzettel entsprechend verschieben.
  
  Aufgabe kann auch sein, dass gemeinsam ausgewählt wird, mit welchem Thema sie weiterarbeiten wollen o.ä. 

• Lernspiele und Aktivierungen
  Auf einem Whiteboard ist ein Memory vorbereitet, das in Kleingruppen gespielt wird.
  Die Karten-Paare, die gefunden werden sollen, sind mit einem Notizzettel verdeckt, den die TN zur Seite schieben können.
  Darunter können sich ein Bild und ein Wort befinden, die zusammen gehören. (Produkt und Zubehör)
  Oder zwei Bilder, die zusammenpassen. (Seminarphase und passende Methode)

Wie ich oben schon schrieb, solltest du das vor dem Start der Gruppenarbeit mitteilen, ob und wie anschließend weitergearbeitet wird.

Denn es scheint ein ungeschriebenes Gesetz zu sein und somit die Erwartung der Teilnehmer, dass anschließend die Gruppenergebnisse im Plenum noch einmal vorgestellt werden müssen.

Nein, das muss nicht!

Die überflüssige Variante

Es kann sinnvoll sein, es ist oft aber nicht nötig und vor allem entsetzlich langweilig.

Denn meine Erfahrung diesbezüglich ist, dass Teilnehmer dann noch einmal wiederkäuen, was sie vorher lang und breit in der Arbeitsgruppe diskutiert und erarbeitet haben.

Früher in Präsenz-Seminaren wurden dazu die dort erstellten Flipcharts vorgelesen, in Online-Seminaren die Notizen vom Whiteboard.

Das ist in doppelter Hinsicht langweilig und Zeitverschwendung!

1. Für die präsentierende Gruppe ist es öde, weil sie ja gerade stundenlang darüber gesprochen haben.
2. Für die anderen bringt es meist auch nicht so viel in der Hinsicht, dass sie es selbst wirklich auch umsetzen könnten. Es wird lediglich die Neugier befriedigt (was haben denn die anderen gemacht) und nach der 3. Gruppe schwindet das Interesse auch.

Nützliche Varianten

Das bedeutet:
Damit eine anschließende Präsentation sinnvoll ist, muss sie auch einen konkreten Nutzen für die anderen in der Gruppe haben.

Beispiel aus meiner Trainer-Ausbildung:

Die Gruppe hat im Breakout-Room eine neue Methode entwickelt und führt diese nun mit allen durch. Da erleben sie die konkrete Anwendung und können es direkt auf ihre eigenen Seminare übertragen.

Oder die Gruppe zeigt konkret ein technisches Tool, wie es zu bedienen ist oder welche Tipps und Tricks es da gibt, auch da haben dann alle einen Nutzen.

Aber wenn lediglich eine Diskussion noch einmal in Kurzfassung wiederholt wird, bringt das wirklich wenig!

Wenn die Gruppen in den Breakout-Rooms etwas gesammelt oder auf ein Whiteboard notiert hat, dann ist es auch meist nicht zielführend, wenn das noch einmal vorgelesen wird, es sei denn, es wird genau damit dann weitergearbeitet.

Ansonsten reicht es oft, einen Screenshot vom Whiteboard in das Handout zu packen und alle können es nachschauen.

Kreative Variante

Ich persönlich bevorzuge eine kreative Präsentation.
Die bringt zwar keine tiefschürfenden Erkenntnisse für die anderen, die nicht in der Gruppe waren. Aber es macht allen Beteiligten Spaß.

Die Gruppe, die die jeweilige Präsentation vorbereitet befasst sich noch einmal mit dem Thema und der Rest hat dann Spaß bei der Vorführung.
Gleichzeitig wird noch Kreativität gefördert, Teilnehmer müssen ihre Komfortzone verlassen und Neues wagen. Also auch wunderbar für Führungskräftetrainings geeignet.

Doch dazu muss ich auf den nächsten Blogbeitrag verweisen, wo ich diese geniale Methode ausführlicher zeige.

Trainer-Hinweis

Teile den Teilnehmern vor dem Start der Gruppenarbeiten mit, ob und wie sie präsentieren sollen. Sonst haben sie falsche Erwartungen und sind vielleicht enttäuscht.

Erkläre auch, weshalb vielleicht keine Präsentation anschließend erfolgt.

Manchmal ist das Ziel einfach der Austausch oder dass sie sich über etwas klar werden, sich gegenseitig helfen, ermuntern, den Transfer vorbereiten. Da ist es nicht notwendig und eben auch gar nicht möglich, das später noch mal alles zu präsentieren.
Es geht dann um die Zeit und die Arbeit IN der Kleingruppe, nicht um ein konkretes Ergebnis, das nachher geteilt werden kann oder muss.

Weiterarbeit in der Gesamtgruppe oder Kleingruppe

Bei einigen Seminarthemen und Aufgaben in der Kleingruppe kann es auch anschließend weitergehen.

Nicht mit einer Präsentation: „Das haben wir gemacht“, sondern mit einem Zwischenergebnis, an dem dann weitergearbeitet wird.

Nehmen wir das Beispiel Zeitmanagement. Da wurde in der Kleingruppe ein Zeitfresser ausgewählt, der die meisten Punkte hatte.

Im Plenum werden diese Zeitfresser dann kurz vorgestellt (zum Beispiel in den Chat oder auf ein Whiteboard geschrieben) und dann kann damit weitergearbeitet werden.
Entweder gibt der Trainer seine Tipps dazu.
Oder er verteilt ein Arbeitsblatt, mit dem die Teilnehmer wieder in die Gruppenräume gehen und damit weiter arbeiten.
Oder sie entwickeln anschließend in der Kleingruppe Strategien, wie sie diesen Zeitfresser verhindern können…

Da gibt es sehr viele Möglichkeiten, wo eine Weiterarbeit dann auch sinnvoll ist.

Individuelle Nacharbeit

Es kann sich aber auch eine Arbeit daraus ergeben, die die Teilnehmenden nach dem Seminar für sich selbst umsetzen.
Dazu auch noch ein Beispiel: Die Kopfstandtechnik.

Das ist eine Kreativitätstechnik, wo in einem ersten Brainstorming Ideen zu einer konkreten Fragestellung gesammelt werden. „Wie können wir mehr Kunden für das Produkt xy gewinnen?“

Anschließend wird die Fragestellung auf den Kopf gestellt: „Wie können wir verhindern, dass je ein Kunde das Produkt xy kauft“ und dann wird noch mal ein Brainstorming dieser Frage gemacht.

Das lockert ungemein das Gehirn auf, macht Spaß, man kann mal so richtig auf die Sahne hauen. Und im 3. Schritt werden dann die „Negativ-Ideen“ wieder umgekehrt und dazu positive Ideen entwickelt. Dabei können durchaus mehrere positive Ideen zu einer negativ-Idee entwickelt werden, es muss nicht eins zu eins sein.

Und wenn es hier um eine persönliche Fragestellung geht, beispielsweise eben zum Thema Zeitmanagement, dann geht anschließend jeder einzelne für sich alleine hin und wählt die Ideen aus, die zum ihm passen und ihm am besten gefallen. Und setzt diese dann auch um.

Das kann dann nicht mehr in der Gruppe passieren, das macht jeder für sich.

Wenn es allerdings um ein Thema geht, dass das ganze Team in einem Unternehmen betrifft, dann findet die Auswahl natürlich auch in der Gruppe statt und ebenso die Umsetzung.